Problemas que resuelve un GMAO (2ª parte)

La primera parte trata de los problemas operativos: los que se notan esta semana. Estos son los de fondo, que tardan más en doler y cuestan bastante más.

Tienen algo en común: ninguno se arregla trabajando más. Solo se arreglan habiendo registrado antes.

1. No saber lo que cuesta cada equipo

La pregunta que decide inversiones y que casi ninguna empresa puede contestar: cuánto llevamos gastado en mantener esta máquina.

Sin ese dato, la decisión de reparar otra vez o sustituir se toma por intuición o por presupuesto disponible. Con él, se toma con el coste de los últimos años delante.

Qué lo resuelve. Que el coste sea consecuencia del trabajo y no un cálculo aparte: tiempos medidos con cronómetro dentro de la orden y material consumido contra el almacén, colgando de la ficha del activo.

Y existe un automatismo para la decisión: sobre un activo se registra su coste de reposición y un porcentaje de aviso, y el sistema notifica cuando el gasto acumulado en repararlo lo supera.

2. No saber qué contrato gana dinero

La versión anterior mirada por cliente, y la que más sorprende la primera vez.

Casi siempre hay un tipo de contrato o de trabajo que se está vendiendo por debajo de lo que cuesta, y lleva años así porque nadie tenía las horas medidas. Se descubre con el informe de horas por cliente y con la desviación entre tiempo estimado y real.

3. El conocimiento que vive en dos personas

En casi todos los departamentos hay dos personas que saben qué se le comprueba a cada equipo, dónde está su documentación y qué se hizo la última vez.

Eso no es un equipo: es una dependencia. Y se descubre el día que una se jubila, se va o está de baja.

Qué lo resuelve. Escribirlo. Los checklists por familia de equipos —qué comprobar, en qué orden, con qué valores de referencia— definidos en cascada por activo, modelo, subfamilia y familia. No es un proyecto documental: es una tarde por familia.

4. No poder demostrar lo que se hizo

Cuando llega una reclamación, un siniestro o una inspección, lo que se pide no es una explicación: es un registro con fecha, autor, qué se comprobó y quién lo firmó.

Eso no se puede fabricar después. O se registró cuando ocurrió, o no existe.

Qué lo resuelve. El mantenimiento legal —que no es un módulo, sino el mecanismo de preventivo con la gama que marca la norma— se sostiene sobre el histórico de órdenes, los checklists cumplimentados y la documentación con sus fechas.

Y un detalle que lo rompe todo si falla: si varias personas comparten usuario, el registro no identifica a nadie. Por eso en GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes.

5. No saber si el plan sirve

Tener plan preventivo no significa que esté bien dimensionado. En casi todas las instalaciones conviven dos problemas opuestos: equipos sobremantenidos —que se revisan de más y consumen horas sin aportar— y equipos que averían entre revisiones.

Sin histórico no se distinguen, y la periodicidad se queda como se decidió hace años.

Qué lo resuelve. El informe de anomalías por familia y el de plan anual ejecutado. Varios ciclos sin una sola anomalía señalan sobremantenimiento; averías entre revisiones señalan lo contrario.

6. Depender de que alguien se acuerde

Es el problema que está debajo de casi todos los demás. Una revisión que solo vive en un calendario no protesta cuando no se hace: pasa al mes siguiente y de ahí al año que viene.

Qué lo resuelve. Que el preventivo genere órdenes con responsable y fecha, y que lo haga comprobando antes si el día es festivo y si esa persona está disponible.

7. No poder anticipar nada

Trabajar siempre a remolque, sin ver venir los fallos.

Qué lo resuelve. Que las comprobaciones registren valores y no casillas. Un checklist con mínimo y máximo convierte una ronda en una serie temporal, y con una serie se ve una tendencia. No hacen falta sensores para eso: hace falta apuntar números en lugar de marcar cruces.

Y que el desgaste que depende del uso se mida con un contador que genere la orden al superar su umbral, en lugar de esperar al calendario.

8. Que lo detectado se pierda

El más silencioso. Un técnico ve algo durante una revisión, lo anota como comentario, y nadie relee los comentarios de órdenes cerradas.

Qué lo resuelve. Que la anomalía sea una entidad y se convierta en una incidencia con responsable y fecha, o en una decisión explícita de no hacer nada. Si se registra y no pasa nada, deja de registrarse.

9. Que la información no se pueda enseñar

Un problema de fondo que se nota sobre todo en empresas de servicios: el cliente pregunta y hay que reconstruir la respuesta.

Cuánto se ha hecho en su instalación este año, qué queda pendiente, cuándo es la próxima visita, dónde está el parte de marzo. Cada una de esas preguntas consume tiempo de alguien y, sumadas, son una parte considerable del trabajo administrativo.

Qué lo resuelve. Que el cliente lo vea él mismo desde su acceso propio: el estado de sus órdenes, los partes para descargar, sus activos y sus próximos preventivos en calendario.

Y si el sistema se paga por usuario, dar acceso a toda la cartera es una decisión económica que normalmente no se toma. Es otro ejemplo de cómo un detalle de tarifa acaba determinando qué problemas se resuelven y cuáles no.

10. Que los sistemas no se hablen

Alguien en oficina tecleando en el ERP lo que un técnico ya escribió por la mañana. Es trabajo que no añade nada, introduce errores y retrasa la factura varios días.

Qué lo resuelve. Que las órdenes cerradas viajen con sus horas y su material al circuito de facturación. En integraciones está el alcance de cada conector, que conviene comprobar antes de darlo por hecho.

Lo que tienen en común

Ninguno se nota el primer mes. Todos dependen de haber registrado antes. Y ninguno se puede recuperar hacia atrás: las órdenes de hoy se pueden registrar mañana con esfuerzo, pero lo que pasó el año pasado, si no quedó escrito, no existe.

Por eso el argumento más fuerte para empezar no es el ahorro: es que cada mes que pasa es un mes de datos que nunca vas a tener.

Si quieres ver cuáles de estos ocho te afectan, puedes solicitar una demo sobre tu propio caso.