Problemas que resuelve un GMAO (1ª parte)

Esta primera parte trata de los problemas operativos: los del día a día, los que se notan esta semana. La segunda parte va de los de fondo —el coste que no se conoce, el conocimiento que se pierde, lo que no se puede demostrar—, que son más caros pero tardan más en doler.

Empezamos por los que todo el mundo reconoce.

1. El aviso que se pierde por el camino

Un aviso por mensajería a un técnico, otro por teléfono al jefe de equipo y otro por correo a administración. Cada uno se atiende —o no—, y nadie tiene la lista completa.

Qué lo resuelve. No prohibir canales, que es imposible: que todos acaben en el mismo sitio. Una incidencia puede entrar desde el backend, desde el acceso del cliente con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en avisos automáticamente.

2. El aviso que llega sin información

«No va el aire del pasillo», a las ocho de la mañana. Alguien tiene que interpretar, llamar y preguntar antes de poder hacer nada, y a menudo el técnico sale con el material equivocado.

Qué lo resuelve. Que quien avisa tenga un formulario con el equipo afectado y una foto. La incidencia llega con su tipo, su prioridad, el cliente, la dirección y el activo señalado.

3. El trabajo que no es de nadie

Una orden sin asignatario no se cae con ruido: se cae en silencio, porque nadie la echa de menos hasta que alguien reclama.

Qué lo resuelve. Que el trabajo sin dueño sea visible —en el calendario se puede distinguir por color— y que el técnico pueda tomarlo él desde la app, porque sabe si le pilla de camino.

4. La revisión que se pasa

Las preventivas son lo primero que cede cuando entra una urgencia, porque no hay nada que las reclame.

Qué lo resuelve. Que el preventivo genere órdenes de trabajo reales con responsable y fecha, a partir de la gama asociada al activo, a su modelo o a una familia entera y su periodicidad. Y que compruebe antes si el día es festivo y si el técnico está disponible, para no programar una revisión para el 15 de agosto.

5. La visita que hay que repetir

Volver porque faltaba la pieza, porque no se sabía el modelo o porque nadie tenía la llave. Se paga dos veces.

Qué lo resuelve. El stock mínimo por artículo en almacenes y artículos, que avisa antes de quedarse sin lo que para un trabajo. El histórico del equipo y su documentación en el móvil, disponibles incluso sin cobertura. Y los estados de pendiente de material y necesita volver, para que esos trabajos no vivan en una libreta.

6. El material que no aparece

El repuesto que se gastó el martes se anota el viernes, o no se anota. El stock del sistema y el real llevan semanas sin coincidir.

Qué lo resuelve. Que el consumo sea consecuencia de cerrar la orden y no un apunte posterior: el técnico lo registra en la propia orden, contra el almacén. Y dar de alta la furgoneta de cada técnico como almacén propio, que es donde de verdad está el material que viaja.

7. Las horas apuntadas de memoria

Al final del día, y siempre a la baja. Con eso no se puede saber qué costó una intervención ni qué margen tiene un trabajo.

Qué lo resuelve. El cronómetro dentro de la propia orden. Y la app funciona sin cobertura, así que el registro puede ocurrir en el sótano donde se hizo el trabajo, no a las siete de la tarde de memoria.

8. El cliente que llama tres veces

No para pedir nada: para preguntar cómo va aquello.

Qué lo resuelve. Su acceso propio, donde ve el estado de sus órdenes, descarga los partes y consulta sus próximos preventivos. Y los cambios de estado pueden llevar su correo asociado, de modo que se entere sin que nadie escriba el aviso.

9. Media plantilla desbordada y la otra media esperando

Nadie se entera hasta que algo llega tarde, porque una lista ordenada por fecha no tiene eje de personas.

Qué lo resuelve. La vista de carga por técnico a lo largo de las semanas, y poder mover el trabajo arrastrándolo. Con turnos, jornadas, vacaciones y festivos cargados en gestión de personal, el plan se hace contra la realidad y no contra un calendario ideal.

10. La garantía que se paga

Se repara un equipo que seguía cubierto. Nadie se entera nunca, porque para enterarse habría que tener la fecha delante al abrir la orden.

Qué lo resuelve. La ficha del activo con su fecha de instalación, su coste y su fin de garantía, y la orden marcable como trabajo en garantía.

11. El aviso que no llega o el que llega de más

Los dos extremos son igual de malos. Si nadie se entera de nada, el trabajo se retrasa; si el sistema avisa de cada movimiento interno, la gente deja de leer los avisos.

Qué lo resuelve. Poder configurar qué estados notifican y cuáles no, y a quién. El sistema de notificaciones permite marcar los estados que no deben avisar, que es tan importante como lo contrario.

12. El papel que hay que teclear otra vez

Alguien en oficina, con el parte delante, metiendo en el ERP lo que un técnico ya escribió por la mañana.

Qué lo resuelve. Que las órdenes cerradas viajen con sus horas y su material al sistema de facturación. En integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos y conviene comprobarlo.

Lo que no resuelve ninguno de estos doce

Un GMAO no decide quién atiende qué ni con qué prioridad. Si eso no está acordado, el sistema registrará el mismo desorden con más precisión, solo que ahora podrás medirlo.

Esa conversación es previa, no cuesta dinero y es la que más determina el resultado.

Por dónde empezar

Por los tres que más duelan de la lista. Normalmente son el 4, el 6 y el 7 —revisiones que se caen, stock que no cuadra y horas inventadas—, y los tres se atacan con lo mismo: activos críticos dados de alta, gamas con su periodicidad y registro en campo.

En la segunda parte están los problemas de fondo. Y si quieres ver cuáles te afectan de verdad, puedes solicitar una demo sobre tu propio caso.