Demo gratuita de GMAO CLOUD: cómo aprovecharla

Una demo de software de mantenimiento puede ser dos cosas muy distintas. Puede ser una presentación sobre un juego de datos de ejemplo, donde todo funciona porque está preparado para funcionar. O puede ser media hora sobre tus equipos, con tus gamas de comprobación y tus periodicidades, donde se ve en seguida qué encaja y qué no.

La segunda es la que sirve, y depende bastante de lo que lleves preparado. Este artículo es para eso.

Qué llevar

No hace falta el inventario completo. Con esto es suficiente y cambia por completo la conversación:

• Dos o tres activos reales, a ser posible distintos entre sí: uno crítico, uno con mantenimiento obligatorio y uno corriente.
• Qué se les hace y cada cuánto. La gama de comprobaciones, aunque esté en la cabeza de alguien. Es lo que permite ver el preventivo generándose de verdad.
• Un caso de avería típico, de los que se repiten. Sirve para ver el circuito completo de incidencia a orden de trabajo cerrada.
• Cómo os llegan hoy los avisos. Teléfono, correo, WhatsApp, una hoja compartida. Determina cómo habría que configurar la entrada.
• Qué informe te piden a ti. El que tienes que presentar cada mes o cada trimestre y que hoy montas a mano.

Qué se ve en la demo

El recorrido útil sigue el orden en que ocurren las cosas, no el orden del menú.

Cómo entra el trabajo. La incidencia con su tipo, su prioridad, su cliente, su dirección y el equipo afectado; y las vías por las que puede llegar, incluida la del acceso de clientes y la del buzón de correo que el sistema convierte en incidencias.

Cómo se genera el preventivo. La gama asociada al activo, a su modelo o a una familia entera, con su periodicidad. Aquí es donde conviene fijarse en dos detalles: que se puede configurar por familia —doscientos equipos iguales, una configuración— y que el sistema comprueba festivos y disponibilidad del técnico antes de generar la orden.

Cómo trabaja el técnico. Esta es la parte que hay que ver sí o sí, y a ser posible con un técnico delante. En la app: el cronómetro dentro de la orden, el consumo de material del almacén, el checklist que no deja cerrar una preventiva si falta algo, las fotos, la firma del cliente en pantalla, y el funcionamiento sin cobertura con sincronización posterior.

Qué queda después. El histórico del equipo y los informes: coste por activo, horas por técnico y por cliente, tiempos de parada, MTBF y MTTR, plan anual de preventivo ejecutado.

Qué ve tu cliente. Su acceso propio: sus órdenes, sus partes para descargar y sus próximos preventivos en calendario.

Preguntas que conviene hacer

Las que se contestan mal después y ahorran disgustos si se hacen antes.

¿Cómo se paga, y qué pasa si crecemos? En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes, así que dar de alta al equipo, a los clientes y a las subcontratas no cambia el precio. Con un modelo por usuario conviene hacer la cuenta con la plantilla de dentro de tres años.

¿Qué hay que configurar antes de que esto sirva? Siempre hay un trabajo de arranque: los activos, las gamas y las periodicidades. Pregunta cuánto lleva, quién lo hace y qué parte acompaña el proveedor.

¿Se conecta con nuestro ERP, y con qué alcance exacto? La respuesta genérica suele ser que sí. La útil es qué dato viaja y en qué dirección, porque no todos los conectores funcionan en los dos sentidos. El catálogo de integraciones tiene el detalle de cada uno.

¿Cómo sacamos nuestros datos si algún día nos vamos? Es una pregunta incómoda y es exactamente la que hay que hacer.

¿Qué pasa con las versiones antiguas? Qué ocurrió con los clientes la última vez que hubo un cambio de versión mayor y quién asumió la migración.

Quién debería estar

No solo quien firma. La demo la suele ver quien planifica, y el sistema lo alimenta quien está en campo.

Merece la pena que estén tres perfiles: el responsable de mantenimiento, que mira la planificación y los informes; un técnico, que es el que va a detectar en dos minutos si la app le va a hacer perder tiempo; y quien atiende el teléfono o gestiona los avisos, que es quien sabe de verdad cómo entra hoy el trabajo.

Señales de que la demo ha ido bien

No es que te haya gustado la interfaz. Son tres cosas más concretas.

Has visto tu propio caso, no un ejemplo. Si al final de la sesión tus activos están dados de alta con su gama y su periodicidad, y hay una orden preventiva generada con fecha y responsable, has visto el sistema. Si has visto una presentación con datos de muestra, has visto un folleto.

Alguien ha dicho que algo no se puede hacer. Es buena señal. Todo software tiene límites, y un proveedor que los enuncia en la demo es el que no te va a dar una sorpresa en el mes tres. Conviene desconfiar de la respuesta afirmativa sistemática.

El técnico no ha puesto mala cara. Es el indicador con más valor predictivo de todos, porque el sistema lo alimenta él. Si ha preguntado cosas —cómo se imputan las horas, qué pasa si se va la cobertura, si tiene que teclear dos veces— es que se lo está imaginando en su trabajo, que es justo lo que queríamos.

Qué no esperar de una demo

Que resuelva la decisión entera. Una demo enseña si la herramienta encaja con vuestra forma de trabajar; no dice si vuestra forma de trabajar es la adecuada, y esa es a veces la conversación importante.

Un GMAO no arregla un proceso que no existe: si hoy nadie decide quién atiende qué ni con qué prioridad, el sistema registrará el mismo desorden con más precisión. Y tampoco garantiza el cumplimiento de ninguna norma: lo que hace es dejar la prueba de lo que se hizo, con su fecha y su autor.

Después de la demo

Lo más útil que puedes hacer es una prueba acotada: un grupo pequeño de activos críticos con sus gamas y su periodicidad, durante unas semanas, con las órdenes cerrándose de verdad en campo. Es la única manera de saber si el equipo lo va a usar, que es la pregunta que decide el proyecto.

Puedes solicitar la demo aquí o escribirnos contándonos vuestro caso.