Un GMAO a tu medida: qué se puede adaptar

«A medida» es una de esas expresiones que se usan para vender cosas muy distintas. A veces significa que el sistema se configura sin tocar código; a veces, que hay un equipo de desarrollo detrás y una factura por cada cambio.

La diferencia importa porque determina el coste de los próximos cinco años. Esto es lo que se puede adaptar en GMAO CLOUD sin desarrollo, y dónde está la frontera.

La ficha del activo: campos propios

Los datos que describen una caldera no son los que describen un ascensor, una cinta de correr o una furgoneta. Un sistema que obliga a meterlos todos en el campo «observaciones» acaba con un texto libre que nadie puede filtrar.

En la gestión de activos se definen campos propios con su tipo y su unidad, además de los de serie —modelo, número de serie, fecha de instalación, coste, fin de garantía, ubicación, prioridad—. Potencia, caudal, número de paradas, carga útil, superficie de filtro: cada tipo de equipo con lo suyo.

Y los activos se agrupan por sistema, familia y modelo, que no es una clasificación decorativa: es lo que hace que casi todo lo demás se pueda configurar una vez para muchos equipos.

Las comprobaciones, por familia y en cascada

Aquí está el punto que más diferencia a unos sistemas de otros y el que menos se pregunta en una demo.

Los checklists se definen con sus campos, su etiqueta, su tipo y —cuando procede— su valor mínimo y máximo, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento.

Y se resuelven en cascada: si el activo concreto no tiene el suyo, se busca el de su modelo, después el de su subfamilia y después el de su familia. La consecuencia práctica: doscientos equipos iguales se configuran una vez y solo se afina donde alguno tenga algo particular. La diferencia con configurar equipo por equipo son semanas.

Las periodicidades

Un mismo activo admite varios periodos a la vez —la revisión mensual es una cosa y la anual con sustitución de piezas es otra—, cada uno con su recuento de cuándo se ejecutó por última vez.

Y no todo se mide en meses. Un activo puede llevar un contador —horas, ciclos, kilómetros— con un límite y un porcentaje de aviso: cuando se registra una lectura que supera el umbral, la orden preventiva se genera automáticamente. Lo razonable es combinar las dos cosas: por tiempo lo que se degrada esté o no en uso, por contador lo que se desgasta al usarse.

Los estados, que son el vocabulario de la empresa

Cada organización llama a las cosas de una manera y tiene su propio circuito. Un sistema que impone cinco estados fijos obliga a traducir mentalmente todos los días.

Los estados de las incidencias y de las órdenes de trabajo se definen, y cada uno puede llevar:

• Su tiempo máximo, para que lo vencido aparezca en una lista.
• Su correo asociado, de modo que el cambio de estado avise solo al interesado.
• Su visibilidad: qué ve el cliente y qué se queda dentro.
• La marca de no notificar, tan importante como lo contrario: avisar de cada movimiento interno convierte los avisos en ruido y la gente deja de leerlos.

También se definen los tipos y subtipos de incidencia, y los SLA con su prioridad y su límite.

Quién ve qué

Los permisos por perfil, y la visibilidad de cada documento en el gestor documental: si lo ve el cliente, el técnico o el proveedor, y si requiere validación.

Eso convierte una decisión que se repite —qué le enseño a este— en una configuración que se hace una vez.

La entrada del trabajo

Se puede configurar por dónde llega: desde el backend, desde el acceso del cliente con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en incidencias, con un buzón distinto por tipo si conviene.

Precios y tarifas

Se definen tarifas de artículos con su porcentaje o su importe fijo, descuentos por familia y cliente, y precios por proveedor con su descuento pactado y su referencia, de modo que el porcentaje acordado se aplique solo al generar el pedido de compra.

Y la integración

Lo que no está en el catálogo se resuelve por las vías genéricas: API REST pública, SOAP, acceso directo a base de datos e intercambio por CSV y FTP. Es, en la práctica, la forma más flexible de «a medida» que existe: tu propio desarrollo leyendo y escribiendo sobre el GMAO.

En integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos.

Dónde está el límite

Ser honesto con esto ahorra la conversación incómoda del tercer mes.

No hay constructor visual de informes. Lo que hay es un catálogo de más de sesenta informes con filtros y exportación, más un cuadro de mando. Si necesitas cuadros de mando propios, la vía es conectar tu herramienta de BI por API o por SQL, que además te permite cruzar los datos con producción o facturación.

No hay «módulo de mantenimiento legal». El mantenimiento legal se consigue con el mecanismo de preventivo, asociando la gama que marca la norma y su periodicidad. Es más flexible que un vertical cerrado, pero hay que saberlo.

La lógica de negocio no se reescribe desde la configuración. Si necesitas un circuito de aprobación que no existe, eso es desarrollo, y conviene tratarlo como tal: con su alcance, su coste y su mantenimiento posterior.

La pregunta que hay que hacer

En cualquier demo, incluida la nuestra: qué pasa cuando necesite algo que hoy no está. Las respuestas posibles son tres, y conviene saber cuál te dan.

Que se configura —perfecto—. Que entra en el producto en una versión futura —razonable, si hay compromiso—. O que es un desarrollo facturable —legítimo, pero hay que contarlo en el presupuesto de los próximos años, no solo en el de este—.

Desconfía de quien responda que sí a todo sin distinguir entre las tres.

Por dónde empezar

No configurándolo todo el primer día. Con los activos críticos, sus familias, sus gamas y su periodicidad hay suficiente para que el sistema empiece a trabajar. Los campos propios, los estados finos y las tarifas se afinan cuando ya hay uso real, que es cuando se sabe qué hace falta de verdad.

Si quieres ver qué se configuraría en tu caso, puedes solicitar una demo.