Cómo calcular el retorno de un GMAO

Cuando se busca el retorno de un sistema de mantenimiento aparecen porcentajes de ahorro por todas partes. Nosotros no publicamos ninguno, y conviene explicar por qué antes de proponer una alternativa.

No existe esa cifra. Depende del sector, del punto de partida, del tamaño del parque y sobre todo de si el equipo usa el sistema. Un porcentaje tomado de un estudio ajeno no dice nada de tu caso, y citarlo es la forma más rápida de perder credibilidad cuando alguien lo pida justificado a los seis meses.

Lo que sí se puede hacer es una cuenta con tus datos. Es más trabajo y vale infinitamente más.

Lo que ya estás pagando

Cuatro partidas, todas en tus facturas del año pasado.

El sobrecoste de la urgencia. La misma intervención programada cuesta menos que urgente: sin desplazamiento inmediato, sin transporte urgente del repuesto, sin parada impuesta y sin el otro trabajo que se queda sin hacer ese día. Revisa las facturas de intervenciones no programadas.

La parada. Suele superar al coste de la reparación y casi nunca se imputa a mantenimiento. Estima el coste de una hora de indisponibilidad en tu operación.

Las segundas visitas. Volver por falta de material o de información se paga dos veces. Pregunta a los técnicos cuántas al mes; lo saben con exactitud.

Las garantías pagadas. Coge unas cuantas facturas de reparación y compáralas con la fecha de compra del equipo. Aparece con una frecuencia incómoda.

Lo que se ahorra en administración

Aquí hay horas que desaparecen enteras, no que se hacen más rápido:

Pasar partes a limpio. Perseguir justificantes. Contestar llamadas que solo preguntan cómo va algo. Teclear en el ERP lo que ya se escribió por la mañana.

Estima cuántas horas a la semana se van en eso hoy. Es una cifra que sorprende cuando se cuenta.

Lo que cuesta

Para que la cuenta sea honesta, la otra columna completa:

La herramienta. Y aquí importa el modelo: si se paga por usuario, calcula con la plantilla de dentro de tres años y con los clientes y subcontratas dentro. En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes.

La infraestructura, si el sistema es instalado: servidor, copias, actualizaciones y quien lo mantiene. En la nube, esa línea no existe.

La implantación. La partida más grande y la que se subestima siempre: dar de alta los activos, definir las gamas y las periodicidades, y acostumbrar al equipo a registrar en campo. Existe con cualquier herramienta.

El tiempo del equipo durante las primeras semanas.

Lo que no se puede meter en la cuenta

Y conviene decirlo, porque es lo que más se infla en los cálculos ajenos.

La vida útil de los equipos. Es real —el desgaste atendido a tiempo no se convierte en rotura— y no se puede cuantificar antes. Lo que sí se puede es empezar a medirlo: el coste acumulado por activo en los informes da la serie que dentro de dos años permitirá comparar.

La reducción de averías. Depende de que el plan mire donde falla, y eso se ajusta con el histórico que todavía no tienes.

El valor que no es económico

Dos cosas que no entran en una hoja de cálculo y que en muchas empresas pesan más que el ahorro.

Poder demostrar. Si hay equipos sujetos a norma o clientes que exigen justificantes, el sistema deja de ser una cuestión de eficiencia y pasa a ser de riesgo. El mantenimiento legal —que no es un módulo, sino el mecanismo de preventivo con la gama que marca la norma— se sostiene sobre el histórico de órdenes, los checklists y la documentación con sus fechas.

Dejar de depender de una persona. Cuando lo que hay que comprobar en cada equipo está escrito por familia, el conocimiento no se va con quien se marcha.

El coste de esperar

El argumento que más peso tiene y el que menos se usa: el histórico que no se está construyendo no se puede recuperar.

Las órdenes de hoy se pueden registrar mañana con esfuerzo; lo que pasó el año pasado, si no quedó escrito, no existe. Cada mes que pasa es un mes de datos que nunca vas a tener para decidir si reparar o reponer un equipo.

Cuándo la cuenta no sale

Por honestidad, porque hay casos.

Con pocos equipos, un emplazamiento y una persona que lo lleva todo. Una hoja de cálculo bien mantenida puede funcionar años. Su problema no es que sea mala herramienta: es que tiene un techo y no avisa cuando se alcanza.

Si todo está subcontratado y tu papel es recibir facturas. Lo que necesitas primero no es un sistema: es exigir a tu proveedor los partes de lo que hace. Aunque ese suele ser el primer paso hacia querer uno.

Si el proceso no está acordado. Si hoy nadie decide quién atiende qué ni con qué prioridad, el sistema registrará el mismo desorden con más precisión. Esa conversación es previa y no cuesta dinero.

Si nadie va a poder dedicarle tiempo las primeras semanas. Sin una persona de casa que sea dueña del proyecto, la implantación se alarga y el retorno se aleja.

En cualquiera de esos cuatro casos, la respuesta honesta es esperar.

Cómo comprobarlo con poco riesgo

No hace falta decidir a ciegas. Una prueba acotada —un grupo de activos críticos y unos pocos técnicos, durante unas semanas— responde a las dos preguntas que importan: si el equipo lo usa y si aparecen datos que antes no existían.

Ese segundo punto es el argumento definitivo: enseñar una cifra que la empresa no tenía.

Los dos factores que más mueven el resultado

De todo lo anterior, hay dos cosas que explican la mayor parte de la diferencia entre una implantación que sale muy bien y una que sale regular.

Si el equipo de campo lo usa. Es el factor dominante y el que menos se evalúa al comparar sistemas. Si el registro se aplaza al final del día, los datos existen pero no son fieles, y entonces ninguna de las cifras de este artículo se puede calcular.

Si el alcance inicial es razonable. Empezar por los activos críticos y no por el inventario completo es la diferencia entre ver resultados en semanas o agotar al equipo durante meses.

Los dos dependen más de cómo se plantee el proyecto que de la herramienta, y los dos se pueden comprobar antes de firmar nada: llevando a un técnico a la demo y acordando un alcance de arranque acotado.

Lo que sí te prometemos

Que las cuatro partidas del principio pasarán a ser medibles, que es el requisito para reducirlas. Y no un porcentaje.

Y una recomendación sobre cómo presentarla internamente: lleva tus cuatro cifras, no las de un folleto. Una cuenta hecha con las facturas propias es mucho más difícil de discutir que un porcentaje del que nadie conoce el origen.

Si quieres hacer la cuenta con tu caso, puedes escribirnos o solicitar una demo.