GMAO para espacios de ocio

Un espacio de ocio —un cine, una bolera, un parque infantil cubierto, un centro recreativo, un karting— tiene una combinación que lo distingue: público dentro, equipamiento de uso intensivo que se estropea a la vista de todos, y una franja de apertura en la que casi nada se puede intervenir.

Añádele que buena parte del equipamiento tiene revisiones obligatorias por seguridad, y tienes el escenario completo.

Lo que se estropea, y a quién se le nota

La particularidad del sector es que el fallo es visible. No para una producción: se lleva por delante la experiencia del cliente y, con ella, la reseña.

Conviene clasificar los activos por esa consecuencia:

El equipamiento de uso público. Atracciones, máquinas recreativas, pistas, equipamiento infantil, butacas, proyección y sonido. Uso intensivo, desgaste rápido y muy desigual entre unidades.

Las instalaciones. Climatización y ventilación —que con aforo lleno es de lo primero que se nota—, iluminación, electricidad, agua caliente sanitaria, protección contra incendios, ascensores y puertas automáticas.

El soporte al servicio. Cocina y frío si hay restauración, taquillas, terminales de cobro.

En la gestión de activos cada uno lleva su ficha con modelo, número de serie, fecha de instalación, fin de garantía, ubicación y su prioridad, además de los campos propios que cada tipo necesite.

Muchas unidades iguales: configurar una vez

Veinte máquinas del mismo modelo, cien butacas iguales, doce pistas idénticas. Es el escenario ideal para no configurar equipo por equipo.

Los activos se agrupan por modelo y familia, y los checklists se resuelven en cascada —activo, modelo, subfamilia, familia—, así que la comprobación de un tipo de equipo se define una vez y se aplica a todos.

Y cada unidad con su código QR: el técnico escanea y está en la ficha correcta, con su histórico, sin depender de una numeración que cada turno interpreta a su manera.

El desgaste va por uso, no por calendario

Dos máquinas idénticas pueden llevar un número de ciclos muy distinto según dónde estén colocadas. Tratarlas igual es revisar de más una y de menos la otra.

Para eso está el preventivo por contador: el activo lleva sus ciclos u horas de funcionamiento, con un límite y un porcentaje de aviso, y cuando se registra una lectura que supera el umbral el sistema genera la orden preventiva automáticamente, con su equipo y su checklist.

Conviene combinarlo con el preventivo por tiempo, que cubre lo que se degrada esté o no en uso. Un mismo activo admite varios periodos a la vez.

Que el personal de sala avise bien

Quien ve la avería es el personal de sala o de taquilla, no mantenimiento. Si el único canal es decírselo a alguien, se pierde la mitad.

Una incidencia puede entrar desde el backend, desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema convierte en avisos. Lleva su tipo, su prioridad, la zona y el equipo afectado, y cada estado puede llevar su tiempo máximo.

El aviso con foto evita la interpretación, y evita también el patrón que peor imagen da: el cartel de «fuera de servicio» que lleva tres semanas puesto porque el cartel era lo único que existía. Cuando la avería es una orden de trabajo con responsable y fecha, y con estados de pendiente de material y necesita volver, esa situación deja de ser invisible.

Las ventanas de intervención

Con público dentro casi nada se puede tocar. El trabajo va antes de abrir, después de cerrar o en día de menor afluencia.

Por eso importa ver la carga en el calendario y poder mover el trabajo arrastrándolo cuando la programación manda otra cosa, y que el sistema compruebe festivos y disponibilidad del técnico antes de generar una orden —en un negocio que trabaja fines de semana y festivos, eso no es un detalle—.

Lo que hay que poder demostrar

Aquí el sector se parece más a la industria de lo que parece. Instalaciones eléctricas, protección contra incendios, ascensores, climatización, instalaciones de agua, y el equipamiento de uso público según su fabricante o su norma.

Conviene saberlo antes de buscarlo en el menú: el mantenimiento legal no es un módulo. Se hace con el mecanismo de preventivo, asociando la gama que exige la norma y su periodicidad, y la prueba sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados con sus valores y de la documentación con sus fechas de caducidad, que avisa antes de vencer.

El software registra y demuestra. Quien responde ante una inspección o un siniestro es el titular del establecimiento.

En un sitio con público, ese expediente no es burocracia: es lo que se pide el día que hay un incidente.

El técnico, con el histórico delante

Buena parte del mantenimiento lo hace personal propio con apoyo externo. En la app el técnico ve sus órdenes, el histórico del equipo y su documentación, imputa el tiempo con cronómetro, consume material del almacén, cumplimenta el checklist y recoge la firma.

Funciona sin cobertura, que en un sótano técnico o una sala de máquinas es lo normal. Y con equipamiento repetido compensa tener stock de lo que siempre falla: los artículos llevan su stock mínimo, y la lista de qué merece la pena tener sale del histórico de averías al cabo de unos meses.

La estacionalidad, que manda en el plan

Casi todos los espacios de ocio trabajan con picos muy marcados: vacaciones, fines de semana, campañas. Y el plan de mantenimiento suele estar escrito como si todos los meses fueran iguales.

Lo que funciona es al revés. El trabajo que exige parar una zona —puesta a punto de atracciones, pavimentos, obra menor, revisiones largas— se concentra en los valles, planificado con meses de antelación. Y en los picos solo entra lo imprescindible y lo correctivo.

Para poder hacerlo hace falta ver la carga de cada técnico a lo largo de las semanas, que es lo que da la planificación en diagrama. Sin esa vista, la consecuencia habitual es la conocida: todo el mundo desbordado en temporada alta y parado fuera de ella, con las revisiones largas cayéndose siempre por falta de hueco.

Si gestionas varios centros

Los informes por centro dicen cuáles concentran las averías, qué modelo falla más en toda la red y cuánto cuesta mantener cada uno.

Y permiten la pregunta que casi nunca se puede hacer: si hay centros donde se gasta de más porque la periodicidad sobra y centros donde se gasta de más porque falta. Las dos cosas suelen ocurrir a la vez.

Si quieres verlo con tu instalación, puedes solicitar una demo o escribirnos.