GMAO CLOUD: qué es y cómo funciona

La mayoría de las descripciones de un software de mantenimiento son listas de funciones. Sirven de poco, porque todos los programas del sector tienen las mismas palabras en la lista y ninguna explica lo que de verdad decide si el sistema va a funcionar en tu empresa: qué pasa exactamente entre que alguien detecta que algo va mal y que ese trabajo queda cerrado, cobrado y demostrable.

Esto es un recorrido por ese circuito en GMAO CLOUD, en el orden en que ocurre.

Uno: el trabajo entra por un sitio

El primer punto donde se pierde información es la entrada. Un aviso que llega por WhatsApp a un técnico, otro por teléfono al jefe de equipo y otro por correo a administración son tres trabajos que nadie puede contar juntos.

En GMAO CLOUD todo lo que hay que hacer entra como incidencia o nace ya como orden. La incidencia lleva su tipo, su prioridad, el cliente, la dirección, el equipo afectado y quién la tramita, y puede entrar por varias vías: desde el backend, desde el acceso del cliente con su descripción y su foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en incidencias. Los estados llevan asociado su tiempo máximo, de manera que lo que se pasa de plazo se puede ver en vez de intuirse.

El otro origen es el preventivo, que no espera a que nadie avise.

Dos: el preventivo se genera solo

Aquí está la diferencia entre un plan de mantenimiento y una lista de buenas intenciones. En GMAO CLOUD la gama de comprobaciones se asocia al activo, a su modelo o a una familia entera de equipos; se define la periodicidad —tantos días, tantos meses, con los periodos que haga falta por activo— y a partir de ahí el sistema genera las órdenes por su cuenta.

Antes de generarlas comprueba cosas que suelen olvidarse en una hoja de cálculo: si el día que toca es festivo y si el técnico asignado está disponible. Una revisión programada para el 15 de agosto o para alguien de vacaciones no es planificación, es una orden que va a nacer tarde.

Los checklists de cada equipo se resuelven en cascada: si el activo concreto no tiene el suyo, se busca el de su modelo, después el de su subfamilia y después el de su familia. Así se puede definir una comprobación para doscientos equipos iguales una sola vez, y afinarla solo donde haga falta.

Tres: la orden se ejecuta en campo

La orden de trabajo es la unidad sobre la que gira todo lo demás, y su sitio natural es el móvil del técnico, no un despacho.

En la app de técnicos el técnico ve sus órdenes del día, arranca y para el cronómetro dentro de la propia orden, consume material del almacén con su lote, cumplimenta el checklist —en las preventivas no puede cerrar sin haberlo hecho—, adjunta fotos, consulta el histórico del equipo y recoge la firma del cliente en la pantalla.

Esa app funciona sin cobertura. Guarda órdenes, activos y documentos en el dispositivo, y cada acción hecha sin conexión entra en una cola que se vacía sola al recuperar señal. Si algo falla al sincronizar no desaparece: queda marcado con el motivo y a la vista. Conviene decirlo con precisión, porque es una confusión habitual: el modo sin conexión completo es el de la app de técnicos. El acceso de clientes se instala en el dispositivo, pero no trabaja sin conexión.

Cuatro: lo que se gastó se descuenta

El consumo de material no es un apunte aparte que alguien hace el viernes: es consecuencia de cerrar la orden. Los artículos llevan su precio de coste y de venta, su stock mínimo, su referencia original y su marca; los que lo necesitan llevan lote con fecha de caducidad y de fabricación. Los traspasos entre almacenes registran quién los pidió y quién los aprobó.

Cuando hace falta comprar, el circuito sigue en los pedidos de compra, con su proveedor, su almacén de destino y sus líneas. Y cuando el trabajo requiere aprobación previa del cliente, el presupuesto nace de una orden y genera otra al aceptarse, de modo que no hay que volver a teclear nada.

Cinco: queda la prueba

Al cerrar, en la orden han quedado los tiempos reales, el material, las fotos, el checklist cumplimentado y la firma. Eso es lo que convierte el trabajo en algo demostrable.

Sobre ese registro se apoyan dos cosas distintas. Una es el mantenimiento legal: no hay un módulo específico para ello, se hace con el mecanismo de preventivo asociando la gama que marca la norma y su periodicidad, y la prueba sale del histórico de órdenes, de los checklists y de la documentación del activo. La otra son los informes: coste por equipo, horas por técnico, tiempos de parada, MTBF y MTTR, plan anual de preventivo, anomalías, registro de órdenes. Más de sesenta informes con filtros y exportación, más un cuadro de mando. Y si ya usas una herramienta de BI propia, los datos salen por API REST o por conexión SQL directa, de modo que puedes cruzarlos con producción o facturación en tu propio cuadro de mando.

Seis: el dato sale hacia donde tenga que salir

Un trabajo cerrado no debería teclearse dos veces para facturarlo. GMAO CLOUD tiene conectores en producción con Business Central y Navision, SAP, Sage X3, Holded, Factura Directa, QuickBooks y STEL Order, además de sistemas muy implantados en nichos concretos como Libra, Golden, Progein o Freematica, conexión directa a SQL Server y una API REST pública para lo demás.

El alcance de cada conector no es el mismo y conviene comprobarlo antes: Sage X3, por ejemplo, importa clientes, direcciones y artículos, pero no exporta órdenes de trabajo. En la página de integraciones está el detalle.

Qué hay debajo de todo esto

Tres decisiones de producto que condicionan el resto.

Está en la nube. No hay servidor que mantener ni instalación en cada puesto, y se entra desde el navegador, el móvil o la tablet.

No se paga por usuario. Las licencias son ilimitadas en los tres planes. No es generosidad: cuando cada alta cuesta dinero, la gente comparte cuentas, y en cuanto tres personas firman con el mismo usuario el histórico deja de servir como prueba.

Cada rol entra por su sitio. El backend web para quien planifica, la app de técnicos para quien ejecuta y el acceso de clientes para quien contrata el servicio.

GMAO CLOUD se desarrolla desde 2016. Hoy lo usan más de 60 empresas, con más de 2,8 millones de activos bajo gestión y más de 370.000 órdenes de trabajo registradas durante 2025. Si quieres verlo sobre tu propia operación, puedes solicitar una demo.