GMAO para empresas de alquiler de vehículos

El alquiler de vehículos añade al mantenimiento de flota una dificultad que no tiene una flota propia: el activo pasa por muchas manos. Entre dos alquileres hay que saber en qué estado vuelve, quién causó qué y si el vehículo puede salir otra vez. Y todo eso con la unidad parada el menor tiempo posible, porque un vehículo en taller no factura.

El vehículo como activo, con su contador

Cada unidad con su ficha en la gestión de activos: matrícula, modelo, bastidor, fecha de alta, coste de adquisición, fin de garantía y ubicación.

Lo que manda aquí es el contador: kilómetros u horas. Se registra como lectura, con quién la tomó y cuándo, y es la base de todo lo demás. Cada vehículo admite además campos propios con su unidad —carga útil, combustible, categoría de alquiler, número de plazas—, porque lo que describe a un turismo no describe a una furgoneta frigorífica.

Revisiones que siguen al uso, no al calendario

Es el punto donde una flota de alquiler se diferencia de casi todo lo demás: dos unidades idénticas compradas el mismo día pueden llevar 8.000 y 60.000 kilómetros.

Sobre el contador se define un límite —los kilómetros que se espera que aguante ese mantenimiento o ese componente— y un porcentaje de aviso. Cuando alguien registra una lectura, el sistema suma lo acumulado, calcula el porcentaje consumido y, si se supera el umbral, genera la orden preventiva automáticamente, con su vehículo y el checklist que corresponda.

Conviene combinar esto con la periodicidad por tiempo, porque cubren cosas distintas: por tiempo lo que se degrada esté o no rodando —aceites, baterías, inspección obligatoria—; por contador lo que se desgasta al usarse. Un mismo vehículo admite varias periodicidades a la vez.

El estado entre alquileres

La revisión de entrega y devolución es donde se pierde o se gana dinero, y donde el papel funciona peor.

Un checklist con sus campos, sus fotos obligatorias y sus valores —nivel de combustible, kilómetros, estado de neumáticos, daños— deja registrada la situación exacta con fecha, autor y firma. Y los campos con mínimo y máximo convierten una lectura fuera de rango en una anomalía registrada en el momento, no en un comentario al margen.

El checklist se define una vez por familia de vehículos y se resuelve en cascada —unidad, modelo, subfamilia, familia—, así que no se configura coche a coche.

Cuando aparece un daño, se convierte en una incidencia con su prioridad y su responsable, y de ahí en orden de trabajo. Con foto y firma del cliente recogidas en el momento, la discusión posterior sobre quién lo causó deja de ser una discusión.

Documentación que vence, y que inmoviliza

En alquiler esto no es administrativo: determina si el vehículo puede salir. Seguro, inspección técnica, permisos, ficha técnica, autorizaciones.

El gestor documental cuelga documentos del vehículo, del cliente o de la orden, decide quién los ve y les pone fecha de caducidad, con revisión diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente.

Cargar esas fechas es media tarde de trabajo y es probablemente lo que antes se rentabiliza: el coste de descubrirlo tarde no es una reparación, es una unidad inmovilizada y, según el caso, una sanción.

Cuándo dejar de reparar una unidad

La pregunta de negocio del sector, y la que casi siempre se contesta por intuición.

Sobre cada vehículo se puede registrar su coste de reposición y un porcentaje de aviso. El sistema compara el coste acumulado de sus reparaciones contra ese importe y avisa cuando lo supera. No genera una orden —renovar una unidad es una decisión de negocio, no una tarea—, pero pone la cifra delante justo cuando hay que mirarla.

Junto a eso, los informes dan el coste acumulado por activo, los tiempos de inmovilización, el MTBF y el MTTR y los materiales consumidos. Un vehículo que ha costado el triple que sus gemelos tiene una explicación, y normalmente está en el uso, no en la mecánica.

Taller propio y taller externo

Parte del trabajo lo hace el taller propio y parte uno concertado. Los dos tienen que quedar registrados igual, o el histórico tendrá agujeros justo en las intervenciones más caras.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden, con sus tiempos, su material y su documentación. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar de alta a todos los talleres no es una decisión económica.

Si el trabajo es propio, el mecánico lo registra desde la app: cronómetro en la orden, consumo contra el almacén —con la referencia original a mano, que en automoción es lo que permite encontrar el equivalente cuando el original tarda semanas—, checklist, fotos y firma. Funciona sin cobertura.

Que el cliente lo vea

En alquiler de larga duración y renting, buena parte de las llamadas no piden nada: preguntan cuándo toca la revisión o cómo va la reparación.

Con su acceso propio el cliente abre incidencias con foto, sigue el estado de sus órdenes, descarga los partes y ve los próximos preventivos de las unidades que tiene asignadas, con lo que organiza la entrega del vehículo sin que nadie le llame.

Dos precisiones honestas: el cliente no puede cambiar el estado de una orden —está deshabilitado a propósito— y su app no funciona sin conexión; el modo sin conexión completo es el de la app de técnicos.

La disponibilidad como indicador

En alquiler, el indicador que manda no es el coste de mantenimiento: es cuántos días ha estado cada unidad sin poder alquilarse. Un taller barato que inmoviliza el vehículo cinco días sale más caro que uno más caro que lo devuelve en uno.

Eso se mide con los tiempos de la orden, que guarda el tiempo objetivo, el estimado y la desviación entre lo previsto y lo real. Comparando por taller y por tipo de trabajo aparece información que rara vez está ordenada: quién cumple plazos y quién no, y en qué tipo de reparación.

Es también lo que permite planificar las revisiones donde menos duelen. Si el sistema avisa al llegar al umbral de kilómetros en vez de cuando el fallo aparece, la parada se puede encajar entre dos alquileres en lugar de cancelar uno.

Por dónde empezar

Por dos cosas, en este orden. Las fechas que vencen —seguros, inspecciones, permisos— cargadas con su caducidad, que es lo más barato y lo que más riesgo quita. Y el checklist de entrega y devolución, que es donde se pierde dinero todos los días.

Las revisiones por kilómetros y el histórico antiguo entran después.

Si quieres verlo con tu flota, puedes solicitar una demo.