GMAO para el mantenimiento de flotas

Una flota es un parque de activos con dos particularidades que lo separan de una instalación fija: se mueve —así que nunca está donde se planificó la revisión— y caduca por partes: el seguro, la inspección técnica, el tacógrafo, el permiso de transporte, cada uno con su fecha.

Esas dos cosas determinan cómo hay que montar el sistema.

El vehículo como activo, con su contador

Lo primero es que cada vehículo tenga ficha propia, y no sea una línea en una hoja. En la gestión de activos lleva su matrícula, su modelo, su número de serie o bastidor, su fecha de alta, su coste de adquisición, su fin de garantía y su ubicación.

Lo que distingue a una flota es el contador: los kilómetros o las horas de uso. Se registra como lectura, de modo que queda constancia de quién la tomó y cuándo, y es la base para poder analizar el desgaste real de cada unidad.

Cada vehículo admite además campos propios con su tipo y su unidad —carga útil, cilindrada, tipo de combustible, número de tacógrafo—, porque lo que describe a una furgoneta no describe a una plataforma elevadora.

Dos periodicidades a la vez

Aquí está el detalle que más se agradece. El mantenimiento de un vehículo no sigue un solo calendario: hay revisiones que tocan por tiempo —la inspección anual, el cambio de filtros de temporada— y otras que tocan por uso.

El mantenimiento preventivo admite varios periodos simultáneos sobre el mismo activo, cada uno con su propio recuento de cuándo se ejecutó por última vez, así que el sistema sabe cuál toca antes.

Y las dos funcionan de verdad. Sobre el contador del vehículo se define un límite —los kilómetros u horas que se espera que aguante ese componente— y un porcentaje de aviso. Cuando un técnico registra una lectura, el sistema suma lo acumulado, calcula el porcentaje consumido y, si se supera el umbral, genera la orden preventiva automáticamente, con su vehículo y el checklist que corresponda.

Eso resuelve el problema clásico de una flota: que el mantenimiento no lo marca el calendario, lo marcan los kilómetros, y cada unidad hace los suyos. Conviene combinar las dos periodicidades, porque cubren cosas distintas: por tiempo lo que se degrada esté o no rodando, por contador lo que se desgasta al usarse.

La documentación que vence

En una flota esto no es una comodidad administrativa: es lo que determina si un vehículo puede circular. Seguro, inspección técnica, permisos de transporte, certificados de mercancías, revisión del tacógrafo, ficha técnica.

El gestor documental permite colgar documentos del propio vehículo, del cliente, del proveedor o de la orden, decidir quién los ve —cliente, técnico, proveedor— y ponerles fecha de caducidad. Hay una comprobación diaria de lo que está a punto de vencer, que dispara el aviso correspondiente.

El coste de descubrirlo tarde no es una reparación: es un vehículo inmovilizado y, según el caso, una sanción. Cargar esas fechas es media tarde de trabajo y es probablemente lo que antes se rentabiliza de toda la implantación.

Lo mismo aplica a los equipos de protección individual de los conductores, con su asignación por persona y su caducidad avisada.

El trabajo, dentro o fuera

En una flota parte del mantenimiento lo hace el taller propio y parte un taller externo. Los dos tienen que quedar registrados igual, o el histórico del vehículo tendrá agujeros justo donde están las intervenciones más caras.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden, con sus tiempos, su material y su documentación. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar de alta a todos los talleres con los que trabajas no es una decisión económica.

Si el trabajo es propio, el mecánico lo registra desde la app: cronómetro dentro de la orden, consumo de material contra el almacén, checklist de comprobaciones, fotos y firma. Funciona sin cobertura, que en un taller o en un foso viene bien.

Repuestos y consumibles

En almacenes y artículos cada referencia lleva su precio de coste y de venta, su código, su referencia original, su marca y su stock mínimo. Los consumibles que lo necesitan —aceites, líquidos, baterías, filtros— se controlan por lote con fecha de fabricación y caducidad.

La referencia original importa más en automoción que en casi ningún otro sector: es lo que permite encontrar el equivalente de otro fabricante cuando el original tiene semanas de plazo.

Y como cada furgoneta de servicio puede darse de alta como almacén propio, el material que viaja deja de ser invisible. Los traspasos desde el almacén central registran quién los pidió y quién los aprobó.

El coste real por vehículo

Es la razón de fondo para montar todo lo anterior, y la conversación que sin datos no se puede tener.

Con las órdenes cerradas con tiempos medidos y material imputado, los informes dan el coste acumulado por activo, las horas por técnico, los tiempos de inmovilización, el MTBF y el MTTR y los materiales consumidos.

Eso permite decidir lo que en una flota se decide todos los años y casi siempre por intuición: qué unidad se repara otra vez y cuál se renueva. Un vehículo que ha costado el triple que sus gemelos tiene una explicación, y normalmente está en el uso o en el conductor, no en la mecánica.

También permite comparar talleres externos por coste y por tiempo de inmovilización, que es información que rara vez se tiene ordenada.

Si la flota es de alquiler o de tus clientes

Dos casos frecuentes con la misma solución.

Si alquilas vehículos, el cliente puede tener su acceso propio para abrir incidencias con foto, seguir el estado de la reparación, descargarse los partes y ver los próximos preventivos de las unidades que tiene asignadas. Buena parte de las llamadas que recibe una empresa de alquiler no piden nada: preguntan cómo va aquello.

Si mantienes flotas ajenas, el circuito es el mismo que cualquier mantenimiento a terceros: el plan preventivo es lo que se ha vendido, y la orden cerrada con su firma es lo que sostiene la factura.

Por dónde empezar

Por dos cosas, en este orden. Primero, las fechas que vencen: seguros, inspecciones y permisos cargados con su caducidad. Es lo más barato de hacer y lo que más riesgo quita. Segundo, las revisiones periódicas de los vehículos críticos, con su gama y su periodicidad.

El inventario completo y el histórico antiguo pueden esperar.

Si quieres verlo con tu flota, puedes solicitar una demo o escribirnos.