GMAO para empresas de mantenimiento a terceros

Para una empresa que hace mantenimiento a terceros, el sistema de gestión no es una herramienta interna: es la infraestructura sobre la que se presta y se cobra el servicio. Hay tres diferencias con un departamento de mantenimiento propio, y las tres cambian cómo hay que montarlo.

El plan preventivo es el contrato. Si dice cuatro visitas al año y se hacen tres, el problema es contractual antes que operativo.

Cada trabajo hay que poder justificarlo ante alguien que no estaba delante.

La rentabilidad se decide por contrato, no en el global de la empresa, y casi nunca se sabe cuál pierde dinero.

El plan es lo que se ha vendido

Por eso el mantenimiento preventivo es el corazón del sistema y no un añadido. La gama de comprobaciones se asocia al activo del cliente, a su modelo o a una familia entera, se define la periodicidad que marca el contrato y las órdenes de trabajo se generan solas, con su técnico y su fecha, comprobando antes si el día es festivo y si esa persona está disponible.

Un mismo activo admite varios periodos a la vez: la visita mensual es una cosa y la revisión anual con informe es otra, y ninguna sustituye a la otra.

El parte firmado, que es lo que sostiene la factura

Lo más valioso que produce la operación no es el trabajo: es la prueba de que se hizo.

En la app de técnicos el operario imputa el tiempo con cronómetro dentro de la propia orden, consume el material contra el almacén —incluida la furgoneta, si la das de alta como almacén propio—, cumplimenta el checklist, adjunta fotos y recoge la firma del cliente en la pantalla, con geolocalización si la activas.

Funciona sin cobertura y sincroniza al recuperar señal; si una acción falla, no desaparece: queda marcada con su motivo. Importa porque las instalaciones de clientes son sótanos, cubiertas y cuartos de máquinas, y porque un parte reconstruido de memoria a las siete de la tarde siempre tiene menos horas de las que costó.

Los plazos comprometidos

Si hay tiempos de respuesta pactados, tienen que ser visibles antes de incumplirse.

Las incidencias llevan su tipo y subtipo, su prioridad, el cliente, la dirección y el equipo afectado, y los estados pueden llevar asociado su tiempo máximo. Existe además una entidad de SLA con su nombre, su prioridad y su límite, y se registran los tiempos de la incidencia.

La consecuencia es que lo que se ha pasado de plazo aparece en una lista en vez de descubrirse cuando el cliente reclama. Y permite medir después dos cosas distintas que se suelen confundir: cuánto se tarda en responder y cuánto en resolver.

Los avisos pueden entrar desde el backend, desde el acceso del cliente o desde un buzón de correo que el sistema convierte en incidencias.

El portal del cliente, que quita trabajo

Buena parte de las llamadas que recibe una empresa de mantenimiento no piden nada: preguntan cómo va aquello.

Con su acceso propio el cliente abre incidencias con foto, sigue el estado de sus órdenes, se descarga los partes de cada intervención y consulta sus activos. Y hay algo que se valora más de lo esperable: ve sus próximos preventivos en calendario, así que organiza el acceso al centro sin que nadie tenga que llamarle.

Si le das ese permiso, puede firmar el parte desde su acceso, útil cuando el responsable no estaba en el centro el día de la visita.

Dos precisiones honestas. El cliente no puede cambiar el estado de una orden: está deshabilitado a propósito. Y su app no funciona sin conexión; el modo sin conexión completo es el de la app de técnicos.

Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar acceso a toda tu cartera no es una decisión económica. En un modelo por usuario sí lo sería, y acabaría con varias personas compartiendo cuenta y con un histórico que no vale como prueba.

Las subcontratas

Casi ninguna empresa de servicios lo hace todo con medios propios. Los proveedores se dan de alta con sus almacenes y reciben las órdenes que les corresponden, registrando tiempos, material y firma igual que la plantilla.

Hay además un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD en los dos sentidos —de cliente a subcontratista y al revés—, de modo que el trabajo pasa de un sistema al otro sin fichero intermedio y conservando su trazabilidad al cruzar la frontera entre las dos empresas.

Presupuestos y trabajo extra

En mantenimiento a terceros, lo que no entra en contrato hay que presupuestarlo, y ahí se pierde tiempo y se pierden trabajos.

El gestor de presupuestos cierra el circuito: el presupuesto puede nacer de una orden y generar otra al aceptarse, con su cliente, su referencia, su forma de pago y su plantilla de PDF y de correo. No hay que reescribir nada y queda registrado qué se ofreció y cuándo.

La pregunta que casi nadie puede contestar

Cuál de tus contratos gana dinero.

Con tiempos medidos y material imputado, los informes dan las horas por cliente, las imputaciones, el coste por equipo, los desplazamientos y la desviación entre el tiempo estimado y el real.

Ese último es el que más sorprende la primera vez: casi siempre hay un tipo de contrato que se está vendiendo por debajo de su coste, y lleva años así porque nadie tenía el dato. Sin registro en campo, la rentabilidad por contrato es una estimación.

Facturar sin teclear dos veces

Las órdenes cerradas con sus horas y consumos son justo lo que el ERP necesita. En el catálogo de integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos: conviene mirarlo antes de dar por hecho que el dato pasa solo.

Un aviso sobre la implantación

En una empresa de servicios hay una tentación que sale cara: volcar toda la cartera de clientes el primer mes. Es más trabajo del que parece, porque cada cliente trae su parque de activos, sus gamas y sus periodicidades, y el equipo se cansa de introducir datos antes de ver ningún resultado.

Lo que funciona es al revés. Un contrato completo, con sus activos bien dados de alta y su plan generándose solo, produce en dos semanas algo que se puede enseñar: partes firmados, horas reales y un cliente que ya no llama para preguntar. Con eso, convencer al resto del equipo —y a los siguientes clientes— deja de ser un ejercicio de fe.

El histórico antiguo puede esperar, y buena parte de él no merece migrarse: lo que de verdad hace falta es que el próximo año de intervenciones esté completo.

Por dónde empezar

Por un contrato representativo: sus activos, sus gamas, su periodicidad y sus plazos. En días hay preventivo generándose y partes cerrándose con datos reales, y se ve lo que había que ajustar antes de volcar la cartera entera.

Si quieres verlo con un contrato tuyo, puedes solicitar una demo.