Kit Digital: cómo aprovecharlo bien

Sobre qué cubre el programa y qué no está implantar un GMAO con el Kit Digital. Este artículo va de lo siguiente: cómo planificar el proyecto para que la ayuda sirva de algo.

Porque el riesgo de una implantación subvencionada no es distinto del de cualquier otra: es mayor. Cuando el coste de entrada baja, la tentación de abarcar más sube, y abarcar más es lo que deja los proyectos a medias.

La trampa de la ayuda

Un GMAO subvencionado que nadie usa cuesta exactamente lo mismo que uno pagado que nadie usa: el tiempo perdido.

El trabajo de poner en marcha un sistema —dar de alta los activos, definir qué se comprueba en cada familia y cada cuánto, acostumbrar al equipo a registrar en campo— no lo cubre ninguna ayuda. Lo pones tú, y es la partida más grande.

Así que la pregunta correcta al planificarlo no es cuánto cubre el bono, sino cuántas horas de vuestro equipo vais a poder dedicar las primeras semanas.

Un plan de cuatro semanas

Si hay que aprovechar la ayuda con un arranque acotado, este es el reparto que funciona.

Semana 1: los activos críticos. No el inventario completo. Los equipos que paran la producción o el servicio si fallan y los que tienen obligación normativa: suelen ser menos de cincuenta. Con su modelo, número de serie, fecha de instalación y fin de garantía, agrupados por sistema, familia y modelo.

Semana 2: las gamas y las periodicidades. Por familia, no por equipo. Los checklists se resuelven en cascada, así que se define una vez por tipo de equipo. Pocos campos, y los que midan algo, con su valor mínimo y máximo.

Semana 3: el equipo en campo. Un grupo pequeño de técnicos usando la app de verdad: cronómetro dentro de la orden, checklist, fotos y firma. Es la semana que decide el proyecto.

Semana 4: la entrada del trabajo no planificado. Por dónde entran las incidencias y qué estados hay, con su tiempo máximo.

Al final del mes debería haber órdenes preventivas generándose solas, técnicos cerrándolas en campo y el primer informe con datos reales.

Lo que conviene dejar para después

Y aquí es donde la ayuda invita a equivocarse, porque «ya que está pagado» tienta a activarlo todo.

El almacén y las compras, que empiezan a tener sentido cuando las órdenes ya se cierran con soltura.

El portal de clientes, cuando haya contenido que enseñar. Un portal vacío genera más llamadas de las que evita.

La integración con el ERP, cuando lo demás lleve meses funcionando solo.

La migración del histórico antiguo, que casi nunca merece la pena: lo que se consulta de verdad es lo reciente.

Activar módulos que no se usan no es neutro: resta claridad y da la sensación de que el sistema es más complicado de lo que es.

Las dos decisiones previas

No dependen de la ayuda ni del proveedor, y determinan el resultado más que ninguna otra cosa.

Hasta dónde quieres llegar. ¿Solo registrar el trabajo técnico y sacar informes, o que el sistema atraviese hasta compras y administración? Lo primero se implanta en semanas; lo segundo exige acuerdos entre departamentos que tardan más que la configuración.

Quién es el dueño del proyecto. Alguien de casa que conozca la operación y pueda decidir sin convocar una reunión por cada duda.

Qué mirar al elegir, aunque esté subvencionado

Hay una tentación comprensible cuando existe una ayuda: elegir la solución que mejor encaja con la categoría subvencionada en lugar de la que mejor encaja con tu trabajo. Sale caro, porque el bono se agota y la herramienta se queda.

Los criterios que deciden si un sistema funciona son los mismos con ayuda que sin ella, y ninguno está en las fichas de producto:

Si el técnico lo va a usar. Llévalo a la demo. Detecta en dos minutos si la app le va a hacer perder tiempo, y es lo que más predice el resultado.

Si funciona sin cobertura de verdad. No cachear pantallas: poder crear sin red, y que una acción que falla al sincronizar quede marcada en lugar de desaparecer. El mantenimiento ocurre en sótanos y cuartos de máquinas.

Si se configura por familia de equipos. Con doscientos equipos iguales, la diferencia respecto a configurar uno a uno son semanas.

Si habla con lo que ya tienes, y con qué alcance exacto. En integraciones está el detalle de cada conector, que no es el mismo en todos.

Cómo sacas tus datos si algún día decides cambiar.

Hay una guía completa en cómo elegir el mejor GMAO. Merece la pena aplicarla antes de mirar qué está subvencionado, no después.

El coste que sigue estando después del bono

Merece la pena mirarlo al elegir, porque la ayuda cubre el arranque y no la cuota de los años siguientes.

Si el software se paga por usuario, el coste crece con el equipo, y en cuanto hay que dar acceso a clientes o subcontratas la cuenta se dispara. Lo previsible entonces es que se compartan cuentas, y en cuanto dos personas firman con el mismo usuario el histórico deja de valer como prueba.

En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes. Haz la cuenta con la plantilla de dentro de tres años, no con la de hoy.

Y no confundir los programas

Kit Consulting financia asesoramiento, no licencias de software. Sirve para que un experto ayude a definir cómo digitalizar, no para comprar la herramienta.

Pueden ser complementarios, pero no intercambiables, y esa confusión es la razón de que mucha gente llegue al programa equivocado. Están las páginas de Kit Digital y de Kit Consulting.

Antes de tramitar nada

Los importes y las categorías cambian por convocatoria, así que la fuente buena es siempre la oficial del programa. Y en paralelo, haz el trabajo que no depende de ninguna ayuda: escribir la lista de tus activos críticos y qué se le hace a cada uno y cada cuánto.

Cuando tengas eso, pide una demo sobre esos equipos concretos. Es la mejor forma de saber si encaja antes de iniciar el trámite.