Implantar un GMAO con el Kit Digital

Kit Digital es un programa de ayudas públicas para que pymes y autónomos digitalicen parte de su gestión. Entre las soluciones que contempla está la gestión de procesos, que es donde encaja un software de mantenimiento.

La ayuda es real y conviene aprovecharla. Pero hay una idea que merece la pena dejar clara antes de nada, porque es la que separa las implantaciones que funcionan de las que se quedan en una licencia sin usar.

El bono cubre el software, no la implantación

Un GMAO subvencionado que nadie usa cuesta exactamente lo mismo que uno pagado que nadie usa: el tiempo perdido.

El trabajo de poner en marcha un sistema de mantenimiento —dar de alta los activos, definir qué se comprueba en cada familia de equipos y cada cuánto, cargar la documentación vigente, acostumbrar al equipo a registrar en campo— no lo cubre ninguna ayuda. Lo pones tú.

Eso no es un argumento contra el Kit Digital. Es un argumento a favor de planificarlo: si aprovechas el bono sin reservar tiempo para la puesta en marcha, habrás gastado la ayuda en una herramienta que se queda vacía.

Qué conviene saber antes

Los importes y las categorías cambian por convocatoria y por tamaño de empresa. Cualquier cifra concreta que leas en una web —incluida esta— puede estar desactualizada, así que la fuente buena es siempre la oficial del programa.

El bono cubre una parte del coste, no el total ni de forma indefinida.

Hay plazos y condiciones de mantenimiento de la solución que conviene mirar antes de decidir, no después.

Por eso no publicamos importes ni categorías aquí: preferimos que compruebes las condiciones vigentes en la fuente oficial y que hablemos del encaje concreto en tu caso. Puedes escribirnos y lo miramos.

Para quién se aprovecha mejor

Para pymes y autónomos que hoy trabajan con partes en papel y hojas de cálculo, y especialmente para empresas de mantenimiento, instaladores y servicios de asistencia técnica.

El motivo es que en esos casos el salto se nota desde el primer mes: pasar de apuntar las horas de memoria por la tarde a registrarlas con cronómetro en la propia orden de trabajo cambia inmediatamente lo que sabes de tu propio negocio.

Donde menos se aprovecha es donde ya hay un sistema funcionando y lo que se busca es sustituirlo: ahí el coste dominante es la migración, y ese tampoco lo cubre el bono.

Cómo aprovechar la ayuda para que sirva

Tres decisiones que valen más que la ayuda misma.

Empieza por los activos críticos, no por el inventario completo. Los que paran la producción o el servicio si fallan, con sus gamas de comprobación y su periodicidad. Seis meses cargando datos antes de ver un resultado agotan a cualquier equipo, y ahí es donde mueren las implantaciones subvencionadas: la ayuda se consumió, el sistema está a medias y nadie quiere volver a abrirlo.

Mete al técnico desde el principio. El sistema lo alimenta quien está en campo. Si la app le complica el día, registrará tarde y mal. Conviene que la vea antes de decidir nada, no después.

Reserva tiempo, no solo presupuesto. Unas horas a la semana durante las primeras semanas, de alguien que conozca la operación y pueda decidir.

Qué deberías tener funcionando al terminar

Una forma de saber si la implantación ha servido, más honesta que una lista de módulos activados:

• El preventivo generando órdenes solo, con su responsable y su fecha.
• Los técnicos cerrando esas órdenes en campo, con tiempos medidos y material consumido contra el almacén.
• Los checklists de los equipos críticos escritos, con sus valores de referencia.
• La documentación con fecha de caducidad cargada, avisando antes de vencer.
• Y el primer informe con datos reales: coste por equipo, horas por cliente, plan ejecutado.

Si al acabar tienes eso, la ayuda ha valido para algo. Si tienes una licencia y un inventario a medias, no.

El error más caro: elegir por lo que cubre el bono

Hay una tentación comprensible cuando existe una ayuda: elegir la solución que mejor encaja con la categoría subvencionada en lugar de la que mejor encaja con tu trabajo.

Sale caro, porque el bono se agota y la herramienta se queda. Los criterios que deciden si un sistema de mantenimiento funciona son los mismos con ayuda que sin ella:

Si el técnico lo va a usar. Es lo que determina si habrá datos o reconstrucciones de memoria.

Si funciona sin cobertura. El mantenimiento ocurre en sótanos y cuartos de máquinas.

Si se puede configurar por familia de equipos en lugar de uno a uno. La diferencia entre las dos cosas son semanas de trabajo que el bono no paga.

Si habla con lo que ya tienes, y con qué alcance exacto. En integraciones está el detalle de cada conector, que no es el mismo en todos.

Cómo sacas tus datos si algún día decides cambiar.

Hay una guía completa en cómo elegir el mejor GMAO. Merece la pena aplicarla antes de mirar qué está subvencionado, no después.

Un detalle de coste que va más allá del bono

Merece la pena mirarlo porque afecta a los años siguientes, cuando la ayuda ya no está.

Si el software se paga por usuario, el coste crece con el equipo, y en cuanto hay que dar acceso a clientes o subcontratas la cuenta se dispara. Lo previsible entonces es que se compartan cuentas, y en cuanto dos personas firman con el mismo usuario el histórico deja de valer como prueba.

En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes. Conviene hacer la cuenta con la plantilla de dentro de tres años, no con la de hoy, porque el bono cubre el arranque y no la cuota posterior.

Y el Kit Consulting, que no es lo mismo

Se confunden a menudo. Kit Consulting financia asesoramiento, no licencias de software. Sirve para que un experto te ayude a definir cómo digitalizar, no para comprar la herramienta.

Pueden ser complementarios —el asesoramiento por un lado y la solución por otro—, pero no son intercambiables, y esa confusión es la razón de que mucha gente llegue al programa equivocado. Hay más detalle en las páginas de Kit Digital y de Kit Consulting.

Por dónde empezar

Comprueba las condiciones vigentes en la fuente oficial del programa y, en paralelo, haz el trabajo que no depende de ninguna ayuda: escribir la lista de tus activos críticos y qué se le hace a cada uno y cada cuánto.

Cuando tengas eso, pide una demo sobre esos equipos concretos. Es la mejor forma de saber si la solución encaja antes de tramitar nada.