GMAO para ayuntamientos y servicios municipales

El mantenimiento municipal tiene una combinación de dificultades que no se da en el sector privado. El parque de activos es muy heterogéneo —edificios administrativos, colegios, polideportivos, alumbrado público, parques, vehículos, instalaciones de agua—, buena parte del trabajo lo ejecutan contratas distintas, el aviso llega a menudo de un ciudadano que no sabe describir el problema, y todo el gasto tiene que poder justificarse.

Un GMAO cubre ese escenario, pero hay que configurarlo pensando en esas cuatro cosas. Estas son las piezas que importan.

El inventario, que es lo que casi nunca existe

El punto de partida de casi todos los ayuntamientos es el mismo: no hay una lista fiable de qué activos se mantienen. Hay una de edificios, otra de vehículos y una idea aproximada del alumbrado.

En la gestión de activos cada equipo lleva su ubicación —incluida su posición geográfica—, su modelo, su número de serie, su fecha de instalación, su coste y su fin de garantía, además de los campos propios que haga falta, cada uno con su tipo y su unidad. Los activos se agrupan por sistema, por familia y por modelo, que es lo que después permite configurar una vez lo que sirve para cientos de puntos iguales.

Cada activo puede llevar su código QR. En una instalación municipal eso resuelve un problema práctico: el operario escanea y sabe exactamente de qué equipo se trata, sin depender de una nomenclatura que cada contrata escribe a su manera.

El aviso del ciudadano y el del técnico municipal

Los avisos llegan por vías muy distintas y con calidad muy distinta, y si no acaban en el mismo sitio no hay lista de pendientes.

En GMAO CLOUD una incidencia puede entrar desde el backend, desde un acceso propio o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en avisos automáticamente. Cada una lleva su tipo y subtipo, su prioridad, la dirección, el activo afectado y quién la tramita, y cada estado puede llevar su tiempo máximo, de modo que lo que se ha pasado de plazo se ve en una lista en lugar de descubrirse cuando alguien vuelve a reclamar.

Ese último punto es el que más se nota en una administración: la respuesta a un ciudadano deja de depender de quién cogió el teléfono.

Las contratas dentro del sistema

Buena parte del trabajo municipal lo hacen empresas externas. Si trabajan fuera del sistema, el ayuntamiento pierde el histórico y, con él, la capacidad de comprobar si se está cumpliendo el pliego.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden, de forma que lo que hacen queda registrado igual que lo propio: tiempos, material, documentación y firma. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar de alta a todas las contratas no es una decisión presupuestaria.

Hay además un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD para cuando la contrata también lo usa, de manera que los trabajos pasan de un sistema a otro sin fichero intermedio.

El preventivo de lo que no se puede dejar de hacer

En una instalación municipal buena parte del mantenimiento no lo decide nadie: lo marca una norma. Instalaciones eléctricas de baja tensión, ascensores, protección contra incendios, legionela en instalaciones de agua, salas de calderas, parques infantiles.

Conviene saber cómo funciona esto en GMAO CLOUD, porque no es un módulo aparte: el mantenimiento legal se hace con el mecanismo general de preventivo. Se asocia al activo, a su modelo o a toda una familia la gama de comprobación que exige la norma, se define la periodicidad y el sistema genera las órdenes solo, comprobando antes si el día es festivo y si el técnico está disponible.

La prueba de que se hizo sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados —con sus valores, no solo sus casillas— y de la documentación asociada con sus fechas. Dicho con precisión: el sistema registra y demuestra; quien cumple la norma es la administración.

La documentación que vence

Certificados de revisión oficial, contratos de mantenimiento, seguros, autorizaciones, homologaciones. En una administración el vencimiento de cualquiera de esos papeles es un problema serio y se descubre tarde con una frecuencia incómoda.

El gestor documental permite colgar documentos del activo, del edificio, de la contrata, de la orden o de la incidencia, decidir quién los ve y ponerles fecha de caducidad. Hay una comprobación diaria de lo que está a punto de vencer que lanza el aviso. Los certificados llevan además su número, su alcance, su emisor y su titular.

Justificar el gasto

Es la diferencia principal con una empresa privada: no basta con controlar el coste, hay que poder explicarlo.

Los informes permiten verlo por edificio, por activo, por contrata y por tipo de trabajo: coste por equipo, horas imputadas, tiempos de parada, plan anual de preventivo ejecutado, registro de órdenes, anomalías detectadas. Con eso se contesta a una pregunta que sin histórico no tiene respuesta: qué parte del presupuesto se va en preventivo y qué parte en correctivo, y si esa proporción está mejorando.

Y permite la conversación de fondo: si hay edificios donde se gasta de más porque la periodicidad sobra, y edificios donde se gasta de más porque falta. Las dos cosas suelen ocurrir a la vez.

El personal y los medios propios

Además de las contratas, casi todos los ayuntamientos tienen brigada propia, y su planificación tiene condicionantes que un sistema debe contemplar: turnos, jornadas, vacaciones, festivos locales y equipos de trabajo con su responsable.

En gestión de personal esa información existe para lo que hace falta aquí, que es planificar: la disponibilidad condiciona la generación de los preventivos, y las horas imputadas permiten después repartir el coste por edificio. Conviene aclarar el alcance para evitar una expectativa equivocada: no es un software de recursos humanos —no hay nóminas, ni contratos, ni evaluación del desempeño—, es la parte de personal que necesita el mantenimiento.

Los equipos de protección individual entran también aquí, con su asignación por persona y su caducidad avisada, que en una administración es un asunto de responsabilidad y no solo de logística.

Por dónde empezar

No por el inventario completo del municipio, que es un proyecto de años. Por un grupo acotado —los edificios con mantenimiento obligatorio, por ejemplo— con sus gamas y sus periodicidades. En cuestión de días hay preventivo generándose y órdenes cerrándose con datos reales, y se descubre lo que había que ajustar antes de extenderlo.

Si quieres ver cómo quedaría con vuestros edificios e instalaciones, puedes solicitar una demo o escribirnos.