Cliente
El primer nivel cuando se presta servicio a terceros. En una empresa que se mantiene a sí misma se usa como unidad organizativa.
El producto
Un sistema donde el mantenimiento tiene un principio y un final
GMAO CLOUD recoge la solicitud, la convierte en trabajo, lo pone en la mano del técnico y devuelve lo que ha pasado en forma de datos. Sin saltos entre herramientas.
¿Qué es GMAO CLOUD?
GMAO CLOUD es un software de gestión del mantenimiento —un GMAO, o CMMS en inglés— para empresas que tienen activos que cuidar y técnicos que coordinar. Centraliza el inventario de activos, las órdenes de trabajo correctivas y preventivas, los materiales consumidos, la documentación y los informes. Se usa desde el navegador para gestionar, desde una app móvil para ejecutar en campo y desde un portal para que los clientes vean lo suyo.
Cómo se estructura
Todo cuelga de una jerarquía, y esa jerarquía es la que después permite filtrar, comparar y repartir costes.
Dirección o centro
La sede, la tienda, la planta o el edificio. Es el nivel donde una cadena mira qué pasa en cada sitio.
Instalación y sistema
Agrupaciones dentro del centro: climatización, contra incendios, línea de producción. Sirven para razonar por conjunto y no por pieza suelta.
Activo
La máquina o el equipo concreto, con su ficha, su documentación y su histórico completo de intervenciones.
Quién interviene
Cada perfil entra por su sitio y ve lo que le corresponde. Los datos son los mismos para todos.
Gestor de mantenimiento
Planifica, asigna, controla costes y saca informes desde el navegador. Es el puesto donde se decide.
Técnico
Recibe sus órdenes en el móvil, imputa tiempos y materiales, adjunta fotos y firma. Trabaja sin cobertura y sincroniza al recuperarla.
Cliente o solicitante
Abre incidencias, sigue su estado, consulta presupuestos y documentos desde su propio acceso, sin llamar a nadie.
Proveedor o subcontrata
Tiene un portal propio dentro del sistema para recibir trabajos y devolver lo ejecutado, con su alcance acotado.
Qué procesos conecta
El valor no está en ninguna de las etapas por separado, sino en que ninguna se quede sin la siguiente.
Solicitud
Una avería, una petición de un cliente o un preventivo que toca. Entra por un solo sitio y queda registrada.
Planificación
Se decide quién lo hace y cuándo, con el calendario y la carga de cada técnico a la vista.
Ejecución
El técnico recibe la orden en su móvil, con el histórico del activo y las tareas que debe comprobar.
Evidencias
Tiempos, materiales, fotos y firma quedan en la orden. No en un teléfono ni en un cajón.
Control
Qué está pendiente, qué se ha cerrado y qué ha costado, por cliente, centro o activo.
Qué incluye
Buena parte de estas áreas son módulos activables: cada empresa enciende los que usa y no carga con el resto.
Órdenes de trabajo
Partes con estados, tiempos imputados, materiales, fotos y firma. La unidad básica sobre la que gira todo lo demás.
Mantenimiento preventivo
Planes periódicos que generan las órdenes por sí solos, con previsión anual y diagrama de planificación.
Incidencias
La puerta de entrada de lo no planificado: quién avisa, qué pasa y en qué acaba.
Activos e instalaciones
Inventario con ficha, garantía, ubicación e histórico. Incluye equipos, herramientas y vehículos.
Checklists y gamas
Modelos de parte con campos de comprobación o texto libre, asociables a un tipo de activo o a un periodo.
Almacenes y stock
Artículos, lotes, movimientos, tarifas y precios por proveedor, con el consumo imputado a la orden.
Compras
Pedidos a proveedor enlazados con el material que falta y con lo que se ha consumido.
Presupuestos
Presupuestos a cliente a partir del trabajo previsto, con su aprobación y su seguimiento.
Gestión documental
Manuales, certificados, planos y fotos colgados del activo, del cliente o de la propia orden.
Calendario y planificación
Carga de cada técnico, rutas y turnos, en calendario o en diagrama temporal.
Informes y KPIs
Cuadro de mando, costes, MTBF y MTTR, inventario, plan anual de preventivo, horas por técnico y calidad, entre más de cuarenta informes.
Gestión de personal
Jornada, vacaciones, ausencias, festivos y turnos, con solicitudes desde la propia app del técnico.
Proyectos y obras
Agrupación de trabajos con su propio seguimiento, para lo que no encaja en el mantenimiento recurrente.
Proveedores y subcontratas
Alta de proveedores, asignación de trabajos y un portal propio para que devuelvan lo ejecutado.
Notificaciones
Avisos por correo y notificación push al móvil según lo que ocurre en la operación.
Tres formas de entrar
No son tres productos: es el mismo sistema con tres puertas.
Gestión, en el navegador
Donde se configura, se planifica y se analiza. Es el puesto del gestor y del responsable de mantenimiento.
App de técnicos
Órdenes, activos, almacén, documentos, fichaje y gastos en el móvil. Guarda el trabajo en el dispositivo y lo sincroniza cuando vuelve la conexión, así que un sótano o una nave sin señal no bloquean el cierre de una orden.
App de clientes
Tus clientes abren incidencias, siguen sus órdenes, consultan presupuestos, activos y documentos. Se instala en el móvil como una aplicación.
Se adapta sin dejar de ser el mismo producto
Lo que cambia entre una empresa de mantenimiento y una planta industrial no es el software, es qué módulos y qué jerarquía se usan.
Módulos activables
Cada área se enciende o se apaga por empresa. Nadie tiene que convivir con pantallas que no usa.
Permisos por perfil
Qué ve y qué puede hacer cada persona, incluidos clientes y subcontratas, que solo alcanzan lo suyo.
Multiempresa y multisede
Varias empresas y varios centros dentro de la misma instalación, con el alcance de cada usuario acotado.
Multiidioma
15 idiomas en la interfaz de gestión, y las apps de técnicos y de clientes cubren la mayoría. También se traducen los catálogos propios de cada cliente.
GMAO CLOUD habla tu idioma: español, catalán, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, neerlandés, polaco, rumano, sueco, húngaro, griego, chino.
Integración con tu ERP
Un trabajo cerrado no debería teclearse dos veces.
Hay integraciones en producción con Microsoft Dynamics 365 Business Central y Navision, Holded, SAP, Sage X3, QuickBooks, Factura Directa, Libra, Golden, Progein, Freematica y STEL Order. Para el resto de casos existen mecanismos genéricos por API REST, SOAP, conexión SQL, CSV y FTP, además de una API pública. Lo normal es decidir en la demo qué datos viajan y en qué dirección.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un GMAO y un ERP?
Un ERP gestiona la empresa —facturación, contabilidad, compras— y un GMAO gestiona el mantenimiento: qué activos hay, qué se les hace, quién lo hace y con qué materiales. Son complementarios, y por eso GMAO CLOUD se integra con el ERP en lugar de sustituirlo.
¿Hay que instalar algo?
La gestión funciona en el navegador, sin instalación. Los técnicos y los clientes usan aplicaciones móviles que se instalan desde el dispositivo.
¿Se puede usar solo una parte del producto?
Sí. Buena parte de las áreas son módulos activables por empresa, así que se puede empezar por órdenes de trabajo y activos e ir encendiendo almacén, compras, presupuestos o recursos humanos cuando haga falta.
¿Puede entrar más de una empresa en el mismo sistema?
Sí. El producto contempla varias empresas y varios centros, con el alcance de cada usuario acotado a lo que le corresponde.
Te lo enseñamos sobre tu operación
La forma rápida de saber si encaja es mirarlo con tus activos, tus clientes y tus preventivos delante.