Almacenes, tarifas y lotes: cómo funcionan

El almacén de mantenimiento es donde una empresa pierde dinero sin enterarse, y donde más se simplifica al comparar software. «Control de stock» aparece en todas las fichas; lo que cambia el resultado son tres cosas concretas: cuántos almacenes puedes tener y cómo valoras lo que hay dentro, cómo se calcula el precio en cada caso, y si puedes seguir el rastro de un lote.

Varios almacenes, incluida la furgoneta

Casi ninguna operación tiene un solo almacén. Está el central, el de cada delegación y —el que nunca aparece en ningún sistema— el de cada furgoneta, donde vive buena parte del material.

En almacenes y artículos un almacén puede asociarse a un cliente, a una dirección, a un proveedor o a un equipo de técnicos. Esa flexibilidad es lo que permite representar la realidad: el almacén del cliente donde dejas material en depósito, el del proveedor que te sirve, y la furgoneta de cada técnico.

Dar de alta las furgonetas es el cambio que más rápido cuadra un inventario. Mientras el material que viaja no esté en el sistema, el stock del sistema y el real serán siempre dos cosas distintas.

Y los traspasos entre almacenes registran quién los solicitó y quién los aprobó. Esa doble firma convierte un movimiento en un dato fiable: sin ella, lo que sale del central y no llega a ningún sitio es una diferencia que nadie sabe explicar.

Cómo se valora lo que hay dentro

Aquí hay una decisión que casi nadie pregunta en una demo y que determina el coste que vas a ver en cada orden de trabajo.

Cada almacén tiene su método de valoración, y en GMAO CLOUD son cuatro:

• Coste medio ponderado, que es el valor por defecto.
• Coste real, el de la entrada concreta.
• FIFO, primero en entrar, primero en salir.
• LIFO, último en entrar, primero en salir.

Importa porque el precio de compra de una misma referencia cambia entre pedidos. Si valoras a coste medio, el coste de la intervención se suaviza; si valoras a coste real o por FIFO, refleja lo que de verdad costó esa pieza. Ninguno es mejor en abstracto: depende de si lo que necesitas es comparar entre periodos o imputar con exactitud.

Lo que sí es un error es no saber cuál estás usando.

El consumo, que no es un apunte aparte

La idea que sostiene todo lo demás: en un GMAO el consumo de material es consecuencia de cerrar la orden, no una tarea administrativa posterior.

El técnico consume el artículo desde la propia orden de trabajo en la app, y con ese gesto ocurren dos cosas a la vez: el stock baja y el coste de la intervención sube. Funciona sin cobertura, porque el material se gasta en sótanos y cuartos de máquinas.

Si el consumo se apunta el viernes, el stock del sistema lleva toda la semana siendo falso y el coste de las órdenes cerradas está incompleto.

El artículo, con lo que hace falta para trabajar

Cada referencia lleva su precio de coste y su precio de venta, su código, su referencia original, su marca y su modelo, su unidad de medida y su stock mínimo.

Dos de esos campos valen más de lo que parece. La referencia original es lo que permite encontrar el equivalente de otro fabricante cuando el repuesto original tiene semanas de plazo. Y el stock mínimo es lo que avisa antes de quedarse sin una pieza que para un trabajo: una revisión que no se puede hacer por falta de material es una revisión no hecha, con desplazamiento pagado y segunda visita por delante.

Existe además la marca de artículo sin control de stock, para el consumible que no merece la pena contar. Es tan importante como lo anterior: un sistema que obliga a inventariar tornillos se abandona en dos semanas.

Las tarifas: tres formas de calcular el precio

El precio de venta rara vez es uno solo. Hay clientes con acuerdo, familias de artículos con descuento y proveedores con condiciones pactadas.

En una tarifa, el precio de cada artículo se puede calcular de tres maneras:

• Incremento o decremento porcentual sobre el precio base.
• Valor fijo.
• Función personalizada, para los casos que no encajan en las dos anteriores.

Y se puede aplicar un descuento porcentual por línea. Además, existen descuentos por familia de artículos y cliente, que es la forma habitual de acordar condiciones: «a este cliente, un porcentaje sobre toda la familia de recambios», sin tener que tocar referencia por referencia.

Los precios de proveedor

La otra dirección. Sobre cada artículo se define un precio por proveedor, con su propio coste, su descuento pactado, su referencia del proveedor y su tarifa, y uno de ellos marcado como el que se aplica por defecto.

La consecuencia práctica es que al generar el pedido de compra el porcentaje acordado se aplica sin que nadie tenga que consultar un acuerdo comercial en otro sitio, y los albaranes dejan de revisarse línea a línea.

Los lotes, que son la trazabilidad

No todos los repuestos son eternos ni intercambiables. Los consumibles, los líquidos, los adhesivos, las baterías, los refrigerantes y buena parte del material eléctrico tienen fecha.

Los artículos que lo necesitan se gestionan por lote, con su código, su cantidad, su fecha de fabricación, su fecha de caducidad y su propio coste y precio de venta por lote. Ese último detalle es el que permite valorar bien el stock cuando el precio de compra ha cambiado entre pedidos.

Y los lotes se ubican en almacenes, de modo que se sabe qué lote concreto está en qué sitio.

En sectores con trazabilidad exigida —alimentaria, sanidad, control de plagas, climatización con gases fluorados— esto no es una comodidad contable: es la forma de responder qué lote se aplicó en qué instalación y qué día, que es exactamente lo que se pregunta cuando algo va mal.

Qué mirar después

Los informes de materiales usados en partes, movimientos de activos e inventario contestan dos preguntas que suelen sorprender.

Qué referencias se mueven de verdad, frente a las que llevan dos años quietas ocupando dinero en la estantería. Y qué equipos se llevan el material, que es otra vía para detectar la máquina que habría que sustituir.

De ahí sale también la lista corta de lo que merece la pena tener en stock, que no se adivina: se deduce del histórico al cabo de unos meses.

Si hay ERP de por medio

La regla que evita casi todos los problemas se acuerda antes de conectar nada: el ERP manda en artículos y tarifas; el GMAO manda en consumos. Los artículos llevan su identificador del ERP precisamente para eso, y los almacenes también.

En el catálogo de integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos.

Por dónde empezar

No inventariando todo. Por las referencias que paran un trabajo si faltan —normalmente son menos de cien— con su stock mínimo y su coste. Después, dar de alta las furgonetas como almacenes. Y el recuento físico, al final: si se hace antes de arreglar el registro, a las dos semanas vuelve a estar descuadrado.

Si quieres verlo con tus referencias, puedes solicitar una demo.