Gestión de repuestos con un GMAO

El almacén de repuestos es donde un departamento de mantenimiento pierde dinero sin enterarse. No en una partida grande, sino en cinco pequeñas: la pieza que se montó y no se imputó, la que se compró dos veces porque no constaba la que ya había, la que caducó en la estantería, la revisión que no se pudo hacer porque faltaba el material, y el pedido urgente que costó el triple por no haberlo previsto.

Ninguna de las cinco se arregla con más estanterías. Se arreglan cambiando cuándo y cómo se registra el movimiento.

El cambio de fondo: el consumo no es un apunte

Esta es la idea que explica todo lo demás. En la mayoría de las empresas el consumo de material es una tarea administrativa posterior: alguien, algún día, apunta lo que se gastó. Mientras tanto, el stock del sistema y el stock real son dos cosas distintas.

En un GMAO el consumo es consecuencia de cerrar la orden. El técnico consume el artículo desde la propia orden de trabajo en la app, y con ese gesto ocurren dos cosas a la vez: el stock baja y el coste de la intervención sube. No hay un segundo momento en el que alguien tenga que acordarse.

Y funciona sin cobertura: la acción se encola y se sincroniza al recuperar señal, que es lo que permite que esto se cumpla en un cuarto de máquinas.

Stock mínimo: enterarse antes, no después

Una revisión que no se puede hacer porque falta la pieza es una revisión no hecha, con desplazamiento pagado y con una segunda visita por delante.

En almacenes y artículos cada referencia lleva su stock mínimo, que es el umbral a partir del cual hay que reponer. También existe la marca de artículo sin control de stock, para el consumible que no merece la pena contar: es tan importante como lo anterior, porque un sistema que obliga a inventariar tornillos se abandona en dos semanas.

La pregunta que hay que hacerse al configurarlo no es qué artículos controlar, sino cuáles paran un trabajo si faltan. Esos son los que necesitan mínimo.

Saber lo que cuesta de verdad

Cada artículo lleva su precio de coste y su precio de venta, además de su código, su referencia original, su marca y su modelo. La referencia original importa más de lo que parece: es lo que permite buscar la pieza equivalente de otro fabricante cuando la original no está disponible.

Con el coste en el artículo y el consumo dentro de la orden, el coste de una intervención deja de ser una estimación. Y a partir de ahí los informes de materiales usados en partes, coste por equipo y movimientos permiten ver lo que antes era invisible: qué equipos se llevan el material, qué referencias se mueven de verdad y cuáles llevan dos años quietas ocupando dinero en la estantería.

Lotes y caducidad

No todos los repuestos son eternos. Los consumibles, los líquidos, los adhesivos, las baterías y buena parte del material eléctrico tienen fecha.

Los artículos que lo necesitan se gestionan por lote, con su código, su cantidad, su fecha de fabricación y su fecha de caducidad, y con su propio coste y precio de venta por lote —que es lo que permite valorar el stock bien cuando el precio de compra ha cambiado entre pedidos—.

En sectores con trazabilidad exigida esto no es una comodidad contable: es la forma de poder responder qué lote concreto se montó en qué equipo y qué día.

Varios almacenes, incluida la furgoneta

Casi ninguna operación tiene un solo almacén. Hay el central, el de cada delegación y, sobre todo, el de cada furgoneta, que es el que nunca aparece en ningún sistema y donde está buena parte del material.

GMAO CLOUD contempla almacenes con su encargado y su equipo asociado, y traspasos entre ellos que registran quién los solicitó y quién los aprobó. Esa doble firma es lo que convierte un movimiento en un dato fiable: sin ella, el material que sale del almacén central y no llega a ningún sitio es una diferencia de inventario que nadie sabe explicar.

Dar de alta la furgoneta de cada técnico como almacén es uno de los cambios que más rápido cuadra el inventario, y de los que menos cuesta hacer.

La reposición, sin urgencias

Cuando hay que comprar, el circuito sigue en compras: el pedido lleva su proveedor, su dirección, su almacén de destino, su estado, sus líneas y sus importes, y se puede marcar para recoger.

Lo que evita el pedido urgente —que es el caro— no es el módulo de compras, sino tener el stock mínimo bien puesto en las referencias que paran trabajo. El módulo solo ordena lo que viene después.

El material que se compra para un trabajo concreto

Hay una situación intermedia que conviene contemplar y que suele quedar fuera de los sistemas: la pieza que no se tiene, se pide para un trabajo concreto y llega tres días después.

La orden de trabajo puede marcarse como pendiente de material y como necesita volver, que son dos estados distintos y los dos útiles. Sin ellos, esos trabajos viven en una libreta y se olvidan con una frecuencia notable: el cliente se acuerda antes que nosotros, que es la peor forma de acordarse.

Conectar con el ERP, con cuidado

Si hay ERP de por medio, el maestro de artículos debería vivir ahí y no duplicarse. La regla que evita la mayoría de los problemas es acordarla antes de conectar nada: el ERP manda en artículos y tarifas; el GMAO manda en consumos.

Los artículos llevan su identificador del ERP precisamente para eso. En el catálogo de integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos: hay quien importa artículos y no recibe consumos, y conviene saberlo antes de dar nada por supuesto.

El inventario que sí merece la pena hacer

El recuento físico completo es el trabajo que todo el mundo aplaza, y con motivo: cuesta días y a las dos semanas vuelve a estar descuadrado si el consumo se sigue apuntando tarde.

El orden que funciona es el inverso. Primero se arregla el registro —consumo al cerrar la orden, furgonetas dadas de alta como almacén, traspasos con aprobación— y solo después se hace el recuento. Así el inventario que se levanta se mantiene, en lugar de ser una foto que envejece desde el primer día.

Los informes de inventario y de movimientos permiten además acotar el recuento a lo que de verdad se mueve, en lugar de contarlo todo cada vez.

Por dónde empezar

No por inventariar todo. Por las referencias que paran un trabajo si faltan —normalmente son menos de cien— con su stock mínimo y su coste. Después, dar de alta las furgonetas como almacenes. Y solo entonces, si hace falta, el resto del catálogo.

Si quieres verlo con vuestras referencias reales, puedes solicitar una demo.