Gestión de repuestos: qué tener y qué no

En el almacén de mantenimiento conviven dos problemas opuestos, y casi siempre a la vez: piezas que nunca están cuando hacen falta y piezas que llevan dos años quietas ocupando dinero en una estantería.

Los dos vienen del mismo sitio: la lista de qué almacenar se decidió una vez, a ojo, y no se ha vuelto a revisar. Este artículo va de cómo decidirla con datos.

Qué merece la pena tener

La pregunta no es qué repuestos usas, sino cuáles paran un trabajo si faltan. Son muchos menos de los que parece, y el criterio tiene tres partes:

Consecuencia. Si falta, ¿se queda la visita a medias y hay que volver? Una segunda visita se paga dos veces: el desplazamiento y la hora.

Plazo. Si el proveedor lo sirve mañana, probablemente no haga falta almacenarlo. Si tarda tres semanas, sí.

Frecuencia. Lo que se consume varias veces al año, sí. Lo que se usó una vez en cinco años, casi nunca.

Con esas tres, la lista suele quedarse en menos de cien referencias, y esas son las que necesitan stock mínimo en almacenes y artículos.

Y qué no merece la pena controlar

Igual de importante. Existe la marca de artículo sin control de stock para el consumible que no compensa contar.

Un sistema que obliga a inventariar tornillos, bridas y cinta aislante se abandona en dos semanas, y arrastra en su caída el control de lo que sí importaba. Conviene ser deliberadamente selectivo.

La furgoneta es un almacén

El cambio que más rápido cuadra un inventario y el que menos empresas hacen.

En una operación con técnicos en campo, buena parte del material vive en el vehículo. Mientras eso no esté en el sistema, el stock del sistema y el real serán siempre dos cosas distintas, y nadie sabrá si una pieza está disponible o ya se montó.

Un almacén puede asociarse a un equipo de técnicos, a un cliente, a una dirección o a un proveedor. Y los traspasos entre almacenes registran quién los solicitó y quién los aprobó: esa doble firma convierte un movimiento en un dato fiable.

El consumo, que no es un apunte aparte

La idea que sostiene todo lo demás: el consumo es consecuencia de cerrar la orden, no una tarea administrativa posterior.

El técnico consume el artículo desde la propia orden de trabajo en la app, y con ese gesto el stock baja y el coste de la intervención sube. Funciona sin cobertura y sincroniza después.

Si el consumo se apunta el viernes, el stock lleva toda la semana siendo falso y el coste de las órdenes cerradas está incompleto.

La referencia original

Un campo pequeño que resuelve un problema grande. Cada artículo lleva, además de su código y su precio de coste y de venta, su referencia original, su marca y su modelo.

Es lo que permite localizar el equivalente de otro fabricante cuando el repuesto original tiene semanas de plazo. En automoción, en climatización y en maquinaria industrial, eso es la diferencia entre una parada de dos días y una de dos semanas.

Lo que caduca

No todos los repuestos son eternos: consumibles, líquidos, adhesivos, baterías, refrigerantes y buena parte del material eléctrico tienen fecha.

Los artículos que lo necesitan se gestionan por lote, con su código, su cantidad, su fecha de fabricación y su fecha de caducidad, y con su propio coste y precio por lote. Y los lotes se ubican en almacenes, así que se sabe qué lote concreto está dónde.

En sectores con trazabilidad exigida, eso además permite responder qué lote se montó en qué equipo y qué día.

Cómo saber qué sobra

Aquí es donde el histórico paga el esfuerzo.

Los informes de materiales usados en partes, movimientos e inventario dicen qué referencias se mueven de verdad y cuáles llevan tiempo quietas.

Y el cruce con las órdenes marcadas como pendiente de material dice lo contrario: qué está provocando segundas visitas y, por tanto, qué debería tener stock mínimo y no lo tiene.

Ese cruce, revisado una vez al año, suele reordenar bastante la lista inicial.

Cuándo comprar

Lo que evita el pedido urgente —que es el caro— no es el módulo de compras: es tener el stock mínimo bien puesto en las referencias que paran trabajo. El circuito de compras ordena lo que viene después, con su proveedor, su almacén de destino y sus líneas.

Se puede además definir un precio por proveedor sobre cada artículo, con su descuento pactado y su referencia, de modo que el porcentaje acordado se aplique solo al generar el pedido y los albaranes dejen de revisarse línea a línea.

Si hay ERP de por medio

La regla se acuerda antes de conectar nada: el ERP manda en artículos y tarifas; el GMAO manda en consumos. Los artículos llevan su identificador del ERP precisamente para eso.

En integraciones está el alcance de cada conector, que no es el mismo en todos.

Cómo se valora lo que hay dentro

Una decisión que casi nadie pregunta en una demo y que determina el coste que vas a ver en cada orden de trabajo: el método de valoración del almacén.

En GMAO CLOUD son cuatro: coste medio ponderado (el valor por defecto), coste real, FIFO y LIFO. Y se define por almacén, no para toda la empresa.

Importa porque el precio de compra de una misma referencia cambia entre pedidos. A coste medio, el coste de la intervención se suaviza y es más fácil comparar entre periodos; a coste real o por FIFO, refleja lo que de verdad costó esa pieza concreta.

Ninguno es mejor en abstracto: depende de si lo que necesitas es comparar o imputar con exactitud. Lo que sí es un error es no saber cuál estás usando, porque entonces el coste por activo que sale en los informes no significa lo que crees.

El inventario físico, al final

El recuento completo es el trabajo que todo el mundo aplaza, y con motivo: cuesta días y a las dos semanas vuelve a estar descuadrado si el consumo se sigue apuntando tarde.

El orden que funciona es el inverso. Primero se arregla el registro —consumo al cerrar la orden, furgonetas dadas de alta, traspasos con aprobación— y solo después se cuenta. Así el inventario que se levanta se mantiene, en lugar de ser una foto que envejece desde el primer día.

Si quieres verlo con tus referencias reales, puedes solicitar una demo.