GMAO para facility management

Facility management no es mantenimiento con otro nombre. Es la gestión integral de los servicios de un edificio o una cartera de edificios: mantenimiento sí, pero también limpieza, seguridad, jardinería, control de accesos, residuos y consumos.

Eso cambia el planteamiento del sistema en tres cosas: hay muchos servicios distintos sobre el mismo inmueble, casi todos los ejecutan terceros, y todo hay que justificarlo ante quien paga.

El inmueble como estructura, no como dirección

Lo primero es que el edificio exista en el sistema con su desglose. Un edificio no es un punto: son plantas, zonas, locales y los sistemas que los sirven.

En la gestión de activos los activos se agrupan por sistema, familia y modelo, y cuelgan de su dirección y su cliente. Eso permite responder por edificio, por planta o por sistema, que es como se pide la información en este sector.

Cada activo con su modelo, su número de serie, su fecha de instalación, su fin de garantía, su prioridad y los campos propios que necesite. Y con su código QR, que en una cartera de edificios resuelve el problema de identificar exactamente de qué equipo se habla.

Muchos servicios, un solo registro

El rasgo que distingue a facility: sobre el mismo edificio conviven trabajos muy distintos, con periodicidades y responsables distintos.

Todos se gestionan igual: gama de comprobaciones asociada al activo, al sistema o a la familia, periodicidad, y el preventivo genera las órdenes de trabajo solo. La limpieza programada de una zona, la revisión de una climatizadora y la poda de una jardinera son, desde el punto de vista del sistema, lo mismo: trabajo recurrente con su checklist y su responsable.

Meterlos todos dentro tiene una ventaja que no es organizativa sino probatoria: el informe mensual al cliente sale de un solo sitio, con el mismo formato y con la misma trazabilidad.

Las subcontratas son la operación

En facility, la mayor parte del trabajo lo ejecutan terceros. Si trabajan fuera del sistema, no hay servicio: hay una lista de facturas.

Los proveedores se dan de alta con sus almacenes asociados y reciben las órdenes que les corresponden, registrando tiempos, material, documentación y firma igual que el personal propio. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar de alta a todas las subcontratas no es una decisión económica —y en un modelo por usuario sí lo sería, que es justo lo que lleva a compartir cuentas y a perder la trazabilidad—.

Existe además un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD en los dos sentidos, de cliente a subcontratista y al revés, de modo que el trabajo pasa de un sistema al otro sin fichero intermedio y conservando su trazabilidad al cruzar la frontera entre las dos empresas.

Ese detalle importa en facility más que en ningún otro sector, porque la cadena suele tener tres eslabones: el propietario, el gestor y el ejecutor.

Los niveles de servicio

Lo que se ha vendido no es «mantenimiento»: son plazos y frecuencias comprometidos por contrato.

Las incidencias llevan su tipo y subtipo, su prioridad, el cliente, la dirección y la zona, y los estados pueden llevar asociado su tiempo máximo. Existe una entidad de SLA con su nombre, su prioridad y su límite, y se registran los tiempos de la incidencia.

Con eso, lo vencido aparece en una lista en vez de descubrirse en la reunión mensual, y después se puede medir por separado el tiempo de respuesta y el de resolución, que es como se auditan estos contratos.

Que el usuario del edificio avise

Quien detecta el problema es alguien que trabaja allí, no el equipo de facility. Si el único canal es llamar, se pierde la mitad y llega sin información.

Un aviso puede entrar desde el backend, desde el acceso del cliente con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en incidencias, con un buzón distinto por tipo de servicio si conviene.

Y el cliente, desde ese mismo acceso, sigue el estado de sus órdenes, descarga los partes y ve sus próximos preventivos en calendario. Buena parte del trabajo administrativo de un contrato de facility es contar por dónde va cada cosa; esto lo elimina.

La justificación mensual

Es el entregable real del sector y donde se juega la renovación del contrato.

Los informes dan el plan anual ejecutado —cuántas intervenciones estaban previstas y cuántas se hicieron—, las horas por cliente y por proveedor, los tiempos de respuesta y resolución por prioridad, el coste por edificio y por sistema, y las anomalías detectadas.

Eso convierte la reunión mensual en una revisión de datos en lugar de en una discusión de percepciones. Y cuando hay que renegociar, el dato de qué edificio consume más y por qué es el argumento.

La documentación del inmueble

Certificados de revisión oficial, contratos de cada servicio, seguros, autorizaciones, licencias, fichas técnicas.

El gestor documental los cuelga del edificio, del activo, del cliente, del proveedor o de la orden, decide quién los ve y les pone fecha de caducidad, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente.

En una cartera de edificios, ese aviso es lo que evita el problema que no se arregla con dinero: una revisión obligatoria vencida en un inmueble que nadie estaba mirando.

Conviene saber que el mantenimiento legal no es un módulo: se consigue con el mecanismo de preventivo y la prueba sale del histórico, los checklists y esta documentación. El software registra y demuestra; quien responde ante la norma es el titular.

El equipo propio

Para la parte que se ejecuta internamente, los técnicos se agrupan en equipos con su responsable, y la planificación se hace contra turnos, jornadas, vacaciones y festivos en gestión de personal.

Desde la app el técnico ordena sus órdenes por ruta con el GPS —en una cartera dispersa, el desplazamiento es la partida grande—, tiene el histórico del equipo delante e imputa tiempos con cronómetro. Y funciona sin cobertura, que en salas técnicas y cubiertas es lo normal.

Por dónde empezar

Por un edificio completo con todos sus servicios y sus proveedores dados de alta, no por toda la cartera con un solo servicio. En semanas hay un informe mensual que se puede enseñar, y ese es el argumento para extenderlo.

Hay más sobre la gestión de contratos en mantenimiento a terceros. Si quieres verlo con un inmueble tuyo, puedes solicitar una demo.