GMAO para centros comerciales

Un centro comercial es un edificio grande con público dentro doce horas al día, decenas de locales con titulares distintos y una propiedad que quiere saber en qué se gasta el dinero. El mantenimiento tiene que resolver esas tres cosas a la vez.

Y tiene una particularidad: casi nada se puede intervenir en horario de apertura, así que el plan no lo marca solo la periodicidad, lo marca también cuándo se puede trabajar.

Lo que se mantiene, por consecuencia

Conviene ordenarlo por lo que pasa si falla, no por su precio.

Lo que cierra el centro. Climatización de galerías, ventilación, suministro eléctrico y grupos de respaldo, protección contra incendios, ascensores y escaleras mecánicas.

Lo que molesta y se ve. Iluminación, puertas automáticas, aseos, música ambiental, señalética, limpieza.

Lo que afecta al aparcamiento. Barreras, lectores, ventilación forzada, detección de CO, alumbrado de emergencia.

Lo que sirve a los locales. Acometidas, extracción de restauración, frío centralizado si lo hay.

En la gestión de activos cada equipo lleva su ficha con modelo, número de serie, fecha de instalación, fin de garantía, ubicación y su prioridad, agrupados por sistema, familia y modelo. Esa clasificación es lo que permite configurar una vez la comprobación de un tipo de equipo y aplicarla a los cuarenta que hay.

Las ventanas de intervención

El rasgo que más condiciona. El trabajo va antes de abrir, después de cerrar o en franjas de baja afluencia, y hay intervenciones que solo caben en el día de cierre anual.

Por eso importan dos cosas: que el calendario permita ver la carga y mover el trabajo arrastrándolo cuando la operación manda otra cosa —si reprogramar cuesta más que ignorar el plan, el plan se ignora—, y que el preventivo compruebe festivos y disponibilidad del técnico antes de generar la orden, porque en un centro comercial los festivos son precisamente los días de más trabajo.

Un mismo activo admite varios periodos a la vez: la comprobación semanal, la revisión trimestral y la anual con organismo de control son tres planes distintos sobre el mismo equipo.

Que avise quien lo ve

En un centro comercial el fallo lo detecta un vigilante, una persona de limpieza o el encargado de un local. Ninguno es técnico y ninguno va a rellenar un formulario largo.

Una incidencia puede entrar desde el backend, desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema convierte en avisos. Lleva su tipo, su prioridad, la zona y el equipo afectado, y cada estado puede llevar su tiempo máximo, de modo que lo vencido se vea en una lista.

Esa foto evita la interpretación, y en un edificio con muchas zonas parecidas evita también el desplazamiento a la zona equivocada.

Los locales, que son clientes

Aquí hay una decisión de diseño que marca la diferencia. Los titulares de los locales no son personal del centro, pero necesitan avisar y necesitan saber cómo va lo suyo.

Con un acceso propio abren sus incidencias, siguen el estado de sus órdenes y consultan sus documentos. Y como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar acceso a todos los locales no es una decisión económica.

El efecto práctico es que la oficina del centro deja de ser una centralita.

Las contratas

Casi todo lo ejecutan empresas externas, y normalmente una por especialidad: clima, electricidad, ascensores, incendios, limpieza, jardinería, seguridad.

Se dan de alta como proveedores y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden, con sus tiempos, su material, su documentación y su firma, de modo que todo queda en el mismo histórico. Hay además un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD en los dos sentidos para cuando la contrata también lo usa.

Sin eso, la propiedad tiene facturas pero no expediente, y no puede comprobar si se hace lo que se paga. El informe de plan anual ejecutado contesta exactamente esa pregunta.

Lo que hay que poder demostrar

Con público dentro, la exigencia es alta: instalaciones eléctricas, protección contra incendios, ascensores y escaleras mecánicas, climatización, instalaciones de agua, detección de CO en aparcamiento.

Conviene saberlo antes de buscarlo en el menú: el mantenimiento legal no es un módulo. Se hace con el mecanismo de preventivo, asociando la gama que exige la norma y su periodicidad, y la prueba sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados con sus valores y de la documentación con sus fechas de caducidad, que avisa antes de vencer.

El software registra y demuestra. Quien responde ante una inspección o un siniestro es el titular.

Justificar el gasto a la propiedad

Es el entregable que decide la renovación del contrato de gestión.

Los informes permiten verlo por sistema, por zona y por contrata: coste por equipo, horas por proveedor, tiempos de respuesta y resolución, plan ejecutado y anomalías detectadas.

El más revelador suele ser el cruce entre anomalías y modelo de equipo: cuando un fallo se repite en el mismo modelo por todo el centro, deja de ser una avería y pasa a ser un argumento con el fabricante o con el pliego.

El técnico, con el histórico delante

En la app, sus órdenes del día, el histórico del equipo, su documentación y las anomalías abiertas; cronómetro dentro de la orden, consumo de material del almacén, checklist y firma. Funciona sin cobertura, que en salas técnicas, cubiertas y aparcamientos es lo normal.

El consumo y las zonas comunes

Un apunte que en centros comerciales pesa más que en otros edificios: buena parte del gasto de explotación se repercute a los locales, así que saber qué consume cada sistema no es solo control de costes, es la base del reparto.

El histórico ayuda a dos cosas. Primero, a detectar el equipo que empieza a consumir de más: si el checklist registra valores —consumo, temperaturas, presiones diferenciales— con su mínimo y máximo, una desviación queda registrada como anomalía antes de convertirse en avería y antes de aparecer en la factura.

Segundo, a decidir reposiciones con criterio. Un equipo de climatización con diez años y coste acumulado alto puede salir más barato sustituyéndolo que manteniéndolo, y esa conversación solo se puede tener con el coste por activo delante.

En GMAO CLOUD se puede además registrar el coste de reposición de un activo con un porcentaje de aviso, de modo que el sistema notifique cuando el gasto acumulado en repararlo lo supera. No genera una orden —sustituir es una decisión de negocio—, pero pone la cifra delante cuando toca.

Por dónde empezar

Por los sistemas críticos —clima, electricidad, incendios, transporte vertical— con sus gamas, sus periodicidades y sus contratas dadas de alta. El resto del inventario y los locales entran después.

Hay más sobre la gestión de carteras de inmuebles en GMAO para facility management. Si quieres verlo con tu centro, puedes solicitar una demo.