GMAO para el mantenimiento de ascensores

El mantenimiento de ascensores tiene tres particularidades que lo separan de casi todo lo demás: la periodicidad no la decide la empresa sino la norma, cada aparato es un activo identificado con su número de registro, y una parte de los avisos —los atrapamientos— no admite demora.

Eso condiciona cómo hay que montar el sistema, tanto si eres una empresa conservadora como si eres quien contrata el servicio.

Cada aparato, un activo identificado

Es lo primero y suele estar mal resuelto en hojas de cálculo, donde lo que existe es «el edificio» y no cada unidad.

En la gestión de activos cada ascensor lleva su ficha: número de serie o registro, modelo, fabricante, fecha de instalación, coste, fin de garantía, ubicación exacta y los campos propios que haga falta —número de paradas, carga, tipo de maniobra, velocidad—, cada uno con su unidad.

Los aparatos se agrupan por modelo y familia, que es lo que permite definir una vez la gama de comprobación de un tipo de máquina y aplicarla a todos los de ese tipo, en lugar de configurar aparato por aparato.

Y con su código QR en la cabina o en el cuarto de máquinas: el técnico escanea y está en la ficha correcta, con el histórico y la documentación delante, sin depender de una numeración interna que cada conservadora escribe a su manera.

Las revisiones que marca la norma

Aquí conviene aclarar algo antes de que alguien lo busque en el menú: el mantenimiento legal no es un módulo de GMAO CLOUD. Se hace con el mecanismo general de mantenimiento preventivo.

Se asocia al aparato, a su modelo o a toda una familia la gama de comprobación que exige la normativa, se define la periodicidad, y el sistema genera las órdenes de trabajo por su cuenta, con su técnico y su fecha, comprobando antes si el día es festivo y si esa persona está disponible.

Un mismo aparato admite varios periodos a la vez, que es exactamente como funciona este sector: la revisión periódica es una cosa, la inspección con organismo de control es otra, y ninguna sustituye a la otra.

Dicho con precisión, porque importa: el software registra y demuestra lo que se hizo. Quien responde ante la norma es la empresa conservadora y el titular de la instalación.

Comprobar con valores

Una revisión de ascensor sin registro de lo comprobado se parece más a una visita. Y en una inspección o tras un incidente, lo que se pide es el detalle.

Los checklists admiten campos con su tipo, su etiqueta y su valor mínimo y máximo —holguras, estado de cables, funcionamiento de paracaídas y limitador, iluminación de emergencia, comunicación bidireccional—, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento y no como una nota al margen.

En las órdenes preventivas la app no deja cerrar hasta que el checklist está cumplimentado, que en este sector es justo la garantía que interesa.

Sin cobertura, que es lo normal

Un cuarto de máquinas, un foso o el interior de un hueco son sitios sin señal.

La app guarda órdenes, activos y documentos en el propio dispositivo, y cada acción hecha sin conexión —cambiar estado, imputar horas con cronómetro, consumir material, cumplimentar el checklist, recoger firma— entra en una cola que se vacía al recuperar cobertura. Si una falla, queda marcada con su motivo en vez de perderse.

Sin eso, el técnico apunta en un papel y lo pasa por la tarde, con lo que los valores salen redondeados y las horas a la baja.

Los avisos que no esperan

Un atrapamiento no es una incidencia más. El sistema tiene que poder distinguirlo y medirlo.

Las incidencias llevan su tipo y subtipo, su prioridad, el cliente, la dirección y el aparato afectado, y los estados pueden llevar asociado su tiempo máximo. Existe además una entidad de SLA con su nombre, su prioridad y su límite, y se registran los tiempos de la incidencia.

Eso permite dos cosas: que lo vencido aparezca en una lista en vez de descubrirse cuando el cliente reclama, y medir después por separado cuánto se tarda en responder y cuánto en resolver, que no es lo mismo y en este sector se auditan las dos.

Los avisos pueden entrar desde el backend, desde el acceso del cliente con foto o desde un buzón de correo que el sistema convierte en incidencias.

La documentación, que es media profesión

Libro de mantenimiento, actas de inspección de organismo de control, certificados, manuales del fabricante, contratos de conservación, seguros.

El gestor documental cuelga documentos del aparato, del edificio, del cliente, del proveedor o de la orden, decide quién los ve —cliente, técnico, proveedor— y les pone fecha de caducidad, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente. Los certificados llevan su número, su alcance, su emisor y su titular.

En un parque de aparatos, ese aviso de vencimiento es lo que evita el problema que no se arregla con dinero: una inspección que caducó sin que nadie lo viera.

Si eres la empresa conservadora

El plan preventivo no es una decisión interna: es el contrato. Si dice doce visitas al año y se hacen once, hay un problema contractual antes que operativo.

Por eso el parte firmado en el aparato —con sus tiempos medidos, su material y la firma recogida en pantalla— es lo que sostiene la factura. Y el acceso del cliente reduce las llamadas que solo preguntan cómo va aquello: la comunidad o el administrador ve el estado de sus órdenes, descarga los partes y consulta los próximos preventivos.

Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar acceso a todas las comunidades y administradores de fincas no es una decisión económica. Hay más detalle en mantenimiento a terceros.

Si eres quien contrata el servicio

El problema es el contrario: comprobar que se hace lo que se paga.

Dar de alta a la conservadora como proveedor permite que sus órdenes queden registradas en tu sistema, con sus tiempos y su documentación, en lugar de en una carpeta suya. Y el informe de plan anual ejecutado contesta la pregunta incómoda: cuántas visitas estaban previstas y cuántas se hicieron.

Qué mirar después

Los informes de plan ejecutado, anomalías, tiempos de respuesta y resolución por prioridad, coste por aparato y tiempos de parada.

El más revelador suele ser el cruce entre anomalías y modelo: cuando un fallo se repite en el mismo modelo a lo largo de todo el parque, deja de ser una avería y pasa a ser un argumento con el fabricante.

Si quieres verlo con tu parque, puedes solicitar una demo.