GMAO para empresas de climatización

Una empresa de climatización hace, en la práctica, tres negocios a la vez: contratos de mantenimiento periódico, avería urgente y obra o instalación. Los tres comparten técnicos y almacén, y compiten por la misma agenda todos los días.

A eso se le suma una exigencia documental que no tienen otros oficios: buena parte del trabajo tiene obligación normativa y hay que poder demostrarlo.

El contrato es el plan

En mantenimiento de clima, el plan preventivo no es una decisión interna: es lo que se ha vendido. Si el contrato dice dos revisiones al año y se hace una, el problema es contractual antes que operativo.

En GMAO CLOUD la gama de comprobaciones se asocia al equipo, a su modelo o a una familia entera, se define la periodicidad y el preventivo genera las órdenes de trabajo solo, con su técnico y su fecha, comprobando antes si el día es festivo y si esa persona está disponible.

Un mismo equipo admite varios periodos a la vez, que es como funciona el sector: la revisión de temporada es una cosa, la limpieza de filtros otra y la verificación anual otra.

Y cuando el desgaste depende del uso más que del calendario —una enfriadora que trabaja doce meses no es una que trabaja cuatro—, el equipo puede llevar un contador de horas con un límite y un porcentaje de aviso: al registrarse una lectura que supera el umbral, la orden preventiva se genera automáticamente.

La estacionalidad, que es el problema real

Todo el mundo llama en julio. Es el rasgo que más distingue a este sector y el que peor lleva una agenda en papel.

El calendario con la carga de cada técnico a la vista, y la planificación en diagrama, es lo que permite adelantar a primavera las revisiones de contrato que se pueden adelantar y dejar el verano para la avería. Y cuando hay que mover algo —todos los días— se arrastra a otro día: si actualizar el plan cuesta más que ignorarlo, se ignora.

La otra palanca es la ruta. Desde la app el técnico puede ordenar sus órdenes por ruta con el GPS y tomar trabajo sin asignar si le pilla de camino. En un sector con muchas intervenciones cortas y dispersas, el desplazamiento es la partida grande.

Gases fluorados: dos cosas distintas

Conviene separarlas porque se confunden a menudo y en GMAO CLOUD son mecanismos diferentes.

El control de fugas de gases fluorados tiene su propio módulo, y es correctivo: nace de una fuga detectada y registra su tratamiento.

El mantenimiento periódico obligatorio de esas mismas instalaciones es otra cosa, y se hace con el mecanismo general de preventivo, asociando la gama que marca la norma y su periodicidad. No busques un «módulo de mantenimiento legal»: no existe como tal, y es más honesto explicar cómo se consigue.

La prueba, en ambos casos, sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados y de la documentación con sus fechas. El software registra y demuestra; quien responde ante la norma es la empresa y el titular de la instalación.

Comprobar con valores

Una revisión de clima sin lecturas registradas no vale como revisión: presiones, temperaturas de impulsión y retorno, consumo, estado de filtros, estanqueidad.

Los checklists admiten campos con su tipo, su etiqueta y su valor mínimo y máximo, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento y no como una nota al margen. Y en las órdenes preventivas la app no deja cerrar hasta que el checklist está cumplimentado.

Eso convierte la ronda en una serie de datos. Cuando un equipo empieza a degradarse, las lecturas lo enseñan antes de que el cliente llame.

El parte firmado, que sostiene la factura

Lo más valioso que produce una intervención no es el trabajo: es la prueba de que se hizo.

En la app el técnico imputa el tiempo con cronómetro dentro de la propia orden, consume el material contra el almacén —con su lote cuando lo tiene, relevante en refrigerantes y consumibles—, cumplimenta el checklist, adjunta fotos y recoge la firma del cliente en pantalla.

Funciona sin cobertura, que en una cubierta, un falso techo o un cuarto de máquinas es lo normal. Si una acción falla al sincronizar, queda marcada con su motivo en vez de perderse.

El material que viaja

En climatización buena parte del stock vive en la furgoneta. Mientras no esté en el sistema, el inventario nunca cuadra.

Dar de alta cada furgoneta como almacén propio es el cambio que más rápido lo arregla. Los artículos llevan su coste, su stock mínimo y su referencia original, que es lo que permite encontrar el equivalente cuando el repuesto del fabricante tiene semanas de plazo. Y los traspasos desde el almacén central registran quién los pidió y quién los aprobó.

Presupuestar sin reescribir

Lo que no entra en contrato hay que presupuestarlo, y ahí se pierden trabajos.

El gestor de presupuestos cierra el circuito: el presupuesto puede nacer de una orden y generar otra al aceptarse, con su cliente, su forma de pago y su plantilla de PDF y de correo. No hay que teclear nada dos veces y queda registrado qué se ofreció y cuándo.

Que el cliente mire en vez de llamar

Buena parte de las llamadas de julio no piden nada: preguntan cuándo va a ir alguien.

Con su acceso propio el cliente abre incidencias con foto, sigue el estado de sus órdenes, descarga los partes y —lo que más se agradece— ve sus próximos preventivos en calendario, así que organiza el acceso al local sin que nadie le llame.

Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar acceso a toda la cartera no es una decisión económica.

La obra y la instalación, que son otro circuito

La tercera pata del negocio no encaja en el preventivo ni en la avería, y si se mete a la fuerza ensucia todos los indicadores.

Una instalación nueva es un trabajo con fecha de inicio y de fin, varios operarios y un presupuesto asociado. En GMAO CLOUD eso son las obras, que reparten partes diarios entre las fechas para que cada operario registre su trabajo, con su cliente, su dirección, su presupuesto y su venta y coste.

Conviene saber su alcance real para no esperar lo que no es: reparte partes y recoge el registro del trabajo, pero no hay partidas, ni mediciones, ni certificaciones parciales, ni dependencias entre tareas. No es un programa de gestión de obra ni pretende serlo.

Lo valioso es lo que viene después: cuando la instalación termina, los equipos quedan dados de alta como activos con su fecha y su garantía, listos para entrar en un contrato de mantenimiento. Es el paso que en papel se pierde casi siempre.

Qué mirar después

Los informes de horas por cliente, coste por equipo, plan anual ejecutado y desviación entre tiempo estimado y real.

Ese último es el que más sorprende la primera vez: casi siempre hay un tipo de contrato de mantenimiento que se está vendiendo por debajo de lo que cuesta, y lleva años así porque nadie tenía las horas medidas.

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