GMAO para el sector sanitario

En un centro sanitario el mantenimiento no compite con la producción: compite con la asistencia. Un quirófano sin tratamiento de aire se cancela, una sala de imagen parada retrasa diagnósticos, y un fallo en el respaldo eléctrico es un problema de otra categoría.

Eso cambia tres cosas respecto a cualquier otro sector: qué se considera crítico, cuánto puede tardar la respuesta y qué hay que poder demostrar después.

La criticidad hay que declararla

En sanidad no se puede dejar al criterio del día. Cada activo debe llevar su prioridad explícita, porque es lo que determina el orden de atención y el plazo comprometido.

En la gestión de activos la prioridad es un campo del equipo, junto a su ubicación, modelo, número de serie, fecha de instalación, fin de garantía y los campos propios que cada tipo necesite con su unidad.

Y conviene tener claro que conviven dos parques distintos: el equipamiento clínico —con sus protocolos de fabricante y sus verificaciones— y las instalaciones —tratamiento de aire, gases medicinales, electricidad y respaldo, agua sanitaria, frío, ascensores, protección contra incendios—. Los dos caben en el mismo sistema, agrupados por sistema, familia y modelo.

Los plazos, que aquí se auditan

Las incidencias llevan su tipo y subtipo, su prioridad, la zona, el servicio afectado y quién las tramita. Los estados pueden llevar asociado su tiempo máximo, y existe una entidad de SLA con su nombre, su prioridad y su límite.

Eso permite dos cosas que en un hospital se piden por separado: que lo vencido aparezca en una lista en lugar de descubrirse cuando el servicio vuelve a llamar, y medir después el tiempo de respuesta y el de resolución, que no son lo mismo.

Sin esa configuración, todo llega marcado como urgente y el sistema no puede distinguir lo urgente de lo ruidoso.

Que el aviso entre bien desde la planta

Quien detecta el fallo suele ser personal asistencial, que no es técnico y tiene otras prioridades. Si el único canal es llamar a mantenimiento, el aviso llega incompleto.

Un aviso puede entrar desde el backend, desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en incidencias, con un buzón distinto por tipo si conviene. Lo importante es que todas las vías acaben en la misma lista.

Medir, no marcar casillas

Es la diferencia entre un registro que vale como prueba y uno que solo acredita que alguien pasó.

Los checklists admiten campos con su tipo, su etiqueta y su valor mínimo y máximo —presión diferencial de un filtro, temperatura de una cámara, parámetros de un equipo—, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento. Se resuelven en cascada —activo, modelo, subfamilia, familia—, así que el protocolo de un tipo de equipo se define una sola vez.

Esa anomalía tiene que convertirse después en una incidencia con su prioridad y su responsable. Si se registra y no pasa nada, el técnico deja de registrarla y el sistema pierde su razón de ser.

El preventivo de lo que no se puede dejar de hacer

Buena parte del mantenimiento hospitalario lo marca una norma o el fabricante.

Conviene saberlo antes de buscarlo en el menú: el mantenimiento legal no es un módulo aparte. Se hace con el mecanismo general de mantenimiento preventivo, asociando al activo, a su modelo o a su familia la gama que exige la norma y definiendo la periodicidad. El sistema genera las órdenes por su cuenta, comprobando antes si el día es festivo y si el técnico está disponible.

Un mismo equipo admite varios periodos a la vez: la verificación trimestral es una cosa y la revisión anual con sustitución de componentes es otra.

Y cuando el desgaste depende del uso —horas de funcionamiento de un equipo, ciclos de un autoclave—, el activo puede llevar un contador con un límite y un porcentaje de aviso, de modo que la orden preventiva se genere automáticamente al superar el umbral.

Dicho con precisión: el software registra y demuestra. Quien cumple la norma es el centro.

La documentación, que es la mitad del expediente

Certificados de verificación, protocolos de fabricante, informes de revisión oficial, contratos, homologaciones.

El gestor documental cuelga documentos del activo, del servicio, del proveedor, de la orden o de la incidencia, y decide quién los ve —cliente, técnico, proveedor— o si requieren validación. Los certificados llevan su número, su alcance, su emisor, su titular y su huella.

Cualquier documento puede llevar fecha de caducidad, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso. Lo mismo con los equipos de protección individual del personal.

Las contratas, dentro del sistema

Buena parte del mantenimiento hospitalario lo ejecutan empresas externas, a menudo una por tipo de instalación o de equipo. Si trabajan fuera del sistema, el centro pierde el histórico justo en las intervenciones más caras y no puede comprobar si se cumple el pliego.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes que les corresponden, con sus tiempos, su material, su documentación y su firma. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, darlos de alta a todos no es una decisión presupuestaria. Y hay un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD para cuando la contrata también lo usa, de modo que los trabajos pasan de un sistema al otro sin fichero intermedio.

El técnico, con el contexto delante

En la app tiene sus órdenes, el histórico del equipo, su documentación y las anomalías abiertas, imputa el tiempo con cronómetro, consume material del almacén, cumplimenta el checklist y recoge la firma del responsable del servicio.

Funciona sin cobertura, que en un sótano técnico o un búnker de radiología es exactamente lo que hay.

La coordinación con el servicio asistencial

Un detalle operativo que no aparece en las fichas de producto y que decide bastante: en un hospital casi ninguna intervención se puede hacer cuando el técnico quiere. Depende de que el quirófano esté libre, de que la sala no tenga pacientes citados o de que la planta esté con menos ocupación.

Por eso importa que el plan se pueda mover con facilidad. El calendario permite ver la carga y arrastrar el trabajo a otro día, y si reprogramar cuesta más que ignorar el plan, el plan se ignora y el sistema deja de reflejar la realidad.

Ayuda también que el responsable del servicio vea lo que viene. Con un acceso propio puede consultar los próximos preventivos de su área y organizar el acceso sin que nadie tenga que llamarle, que es la vía práctica para que las revisiones programadas dejen de cancelarse.

Qué se mira después

Los informes de plan anual ejecutado, anomalías, tiempos de respuesta y resolución por prioridad, coste por equipo y por servicio, y horas por contrata.

En un hospital el más útil no suele ser el de coste, sino el de cumplimiento del plan: es el que se enseña y el que permite corregir periodicidades con datos.

Hay más detalle operativo en GMAO para hospitales. Si quieres verlo sobre vuestro parque, puedes solicitar una demo.