GMAO para clínicas dentales

Una clínica dental es una instalación pequeña con exigencias grandes. El equipamiento es caro y muy específico, una avería en un gabinete cancela agenda, la esterilización tiene registros obligatorios y la radiología tiene su propia normativa.

Y casi nunca hay un departamento de mantenimiento: lo lleva el gerente o la persona de administración, con proveedores externos para cada cosa.

El equipamiento, con ficha propia

Lo primero es que cada equipo exista como activo y no como una línea en una hoja.

Los gabinetes: sillón, turbinas y micromotores, lámpara, aspiración, jeringa, con sus horas de uso muy desiguales entre unos y otros.

La esterilización: autoclave, selladora, cuba de ultrasonidos. Es donde están los registros que se auditan.

La radiología: ortopantomógrafo, radiovisiógrafo, escáner, con su normativa específica.

Las instalaciones: compresor, aspiración central, climatización, electricidad, agua.

En la gestión de activos cada uno con su modelo, número de serie, fecha de instalación, coste y fin de garantía. Ese último dato es especialmente rentable aquí: el equipamiento dental es caro y es muy frecuente pagar reparaciones de equipos que seguían cubiertos porque nadie tenía la fecha delante.

Los ciclos, que no son meses

El autoclave y las turbinas no se desgastan por calendario: se desgastan por ciclos y por horas. Y dos gabinetes de la misma clínica pueden llevar un uso muy distinto.

Para eso está el preventivo por contador: el activo lleva sus ciclos u horas con un límite y un porcentaje de aviso, y cuando se registra una lectura que supera el umbral el sistema genera la orden preventiva automáticamente, con su equipo y su checklist.

Se combina con el preventivo por tiempo, que cubre lo que toca por meses independientemente del uso. Un mismo activo admite varios periodos a la vez.

Los registros de esterilización

Es la parte que se audita y donde un cuaderno funciona mal.

Un registro que dice «ciclo correcto» vale poco. El que registra los parámetros del ciclo, con su fecha, su hora y quién lo validó, sí. Los checklists admiten campos con su tipo y su valor mínimo y máximo, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento y no como una nota al margen.

Eso convierte el control diario en una serie de datos, y permite ver si un equipo empieza a desviarse antes de que falle un control.

Dicho con precisión: el sistema registra y demuestra lo que se hizo. Quien responde ante una inspección es la clínica.

Los proveedores, que son casi todo

En una clínica prácticamente todo el mantenimiento lo hacen empresas externas, y normalmente una distinta para el equipamiento dental, otra para la radiología, otra para el compresor y otra para la climatización.

Se dan de alta como proveedores y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden, registrando tiempos, material, documentación y firma. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, darlos de alta a todos no es una decisión económica.

Sin eso, la clínica tiene facturas pero no expediente, y no puede comprobar si se está haciendo lo contratado. El informe de plan anual ejecutado contesta exactamente esa pregunta.

La documentación que se pide

Certificados de revisión, contratos de mantenimiento, documentación de radiología y sus controles de calidad, fichas técnicas, gestión de residuos sanitarios.

El gestor documental los cuelga del equipo, del proveedor o de la orden, decide quién los ve y les pone fecha de caducidad, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente. Los certificados llevan su número, su alcance, su emisor y su titular.

En una clínica pequeña, donde no hay nadie dedicado a vigilar vencimientos, ese recordatorio es probablemente lo que antes se rentabiliza.

Y conviene saber que el mantenimiento legal no es un módulo: se hace con el mecanismo de preventivo, asociando la gama que marca la norma y su periodicidad.

Que el aviso no se quede en la sala

Quien detecta el problema es el personal clínico, en mitad de la consulta. Si hay que acordarse de decirlo al terminar, se olvida.

Una incidencia puede entrar desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema convierte en avisos. Con su prioridad y su tiempo máximo por estado, para que lo urgente —un gabinete parado— no se confunda con lo que puede esperar.

El coste real de una hora de gabinete parada

Es la cifra que cambia cómo se decide en una clínica, y casi nunca está calculada.

Cuando un gabinete no puede trabajar, el coste no es la reparación: es la agenda que hay que reubicar o cancelar. Frente a eso, adelantar una revisión o tener un recambio en el cajón sale barato casi siempre.

El histórico es lo que permite hacer esa cuenta. Los informes dan el coste acumulado por equipo, los tiempos de parada y cuántas veces ha fallado cada uno. Con eso se contesta si un sillón con ocho años se repara otra vez o se sustituye, con datos en lugar de por intuición.

Y hay un automatismo pensado para esa decisión: sobre un activo se puede registrar su coste de reposición y un porcentaje de aviso, de modo que el sistema notifique cuando el gasto acumulado en repararlo lo supera. No genera una orden —renovar un equipo es una decisión de negocio—, pero pone la cifra delante cuando toca mirarla.

Los repuestos que compensa tener

En una clínica no hay almacén, pero sí hay cuatro o cinco piezas que siempre fallan y que paran un gabinete: turbinas, mangueras, fresas, filtros, consumibles de esterilización.

En almacenes y artículos cada referencia lleva su coste y su stock mínimo, que avisa antes de quedarse sin ella. Y los consumibles que caducan se controlan por lote con su fecha.

La lista de qué merece la pena tener no se adivina: sale del histórico de averías al cabo de unos meses, que es otra razón para registrarlas desde el principio.

Si tienes varias clínicas

Es donde el sistema cambia más. La gama se define por familia de equipos y se despliega sobre todas las clínicas; los informes por centro dicen cuáles concentran las averías y cuánto cuesta mantener cada una.

Y aparece el dato que sirve para negociar: qué modelo de equipo falla más en toda la red, que deja de ser una anécdota local y pasa a ser un argumento con el proveedor.

Por dónde empezar

Por dos cosas: las fechas que vencen —contratos, certificados, documentación de radiología— cargadas con su caducidad, que es lo más barato y lo que más riesgo quita; y los equipos críticos, los que cancelan agenda si fallan, con su gama y su periodicidad.

El resto del inventario puede esperar.

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