GMAO para instalaciones deportivas

Una instalación deportiva reúne, en pocos metros cuadrados, casi todos los tipos de mantenimiento que existen: tratamiento de agua con parámetros que hay que medir y registrar, maquinaria de sala con uso intensivo, climatización y ventilación, pavimentos y equipamiento deportivo, vestuarios y agua caliente sanitaria, y alumbrado de pistas.

Cada uno con su régimen y su exigencia. Lo que los une es que el usuario nota cualquier fallo de inmediato y que buena parte tiene obligación normativa detrás.

La zona de agua: medir, no marcar

Es la parte con más riesgo y donde peor funciona una hoja en la pared.

Un registro que dice «vaso 1: correcto» no vale. El que dice «cloro libre 1,2 mg/l, pH 7,4, a las 09:15, por Fulano» sí, porque permite ver una tendencia y porque es lo que se enseña cuando alguien pregunta.

Los checklists admiten campos con su tipo, su etiqueta y su valor mínimo y máximo, de forma que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento y no como un comentario al margen. Eso convierte el control diario en una serie de datos: qué vaso se desvía más, a qué horas, con qué afluencia.

Hay más detalle en el artículo de mantenimiento de piscinas.

Varias periodicidades solapadas

Una instalación deportiva no tiene un plan: tiene cuatro o cinco a la vez. El control de agua es diario o por turnos; el lavado de filtros, semanal; la revisión de climatización y dosificadores, mensual o trimestral; las comprobaciones frente a legionela, con su propia frecuencia; y la puesta a punto de temporada, anual.

El mantenimiento preventivo admite varios periodos sobre el mismo activo, cada uno con su recuento de cuándo se ejecutó, de modo que el sistema sabe cuál toca antes. Y comprueba si el día es festivo y si el técnico está disponible antes de generar la orden, que en una instalación que abre fines de semana importa más que en una fábrica.

La maquinaria de sala, y el uso real

Cintas, elípticas, máquinas de musculación. Muchas, iguales y con uso muy desigual: la que está junto a la entrada hace el triple de horas que la del fondo.

Para eso sirve el contador. Un activo puede llevar horas de funcionamiento o ciclos, con un límite y un porcentaje de aviso; cuando se registra una lectura que supera el umbral, el sistema genera la orden preventiva automáticamente, con su equipo y su checklist.

Es la forma de que el mantenimiento siga al uso real en vez de a un calendario que trata igual a dos máquinas que no trabajan igual.

En la gestión de activos los aparatos se agrupan por modelo y familia, de manera que la comprobación de veinte cintas se define una vez, y cada uno puede llevar su código QR para identificarlo sin depender de una numeración que nadie recuerda.

Que el usuario y el personal avisen bien

Buena parte de las averías las detecta quien está usando la instalación, no el equipo de mantenimiento.

Una incidencia puede entrar desde el backend, desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema vacía y convierte en avisos. Lleva su tipo, su prioridad, la zona y el equipo afectado, y cada estado puede llevar su tiempo máximo, de modo que lo vencido se vea en una lista en lugar de descubrirse cuando alguien se queja por segunda vez.

El aviso con foto evita la interpretación, y en una instalación con socios evita también el cartel de «averiado» que lleva tres semanas puesto porque el cartel era lo único que existía.

Lo que hay que poder demostrar

Instalaciones de agua, salas de calderas, protección contra incendios, instalación eléctrica, ascensores, y el equipamiento deportivo según su fabricante.

Conviene saberlo antes de buscar un módulo específico: el mantenimiento legal no es un módulo aparte. Se hace con el mismo mecanismo de preventivo, asociando la gama de comprobación que exige la norma y su periodicidad. La prueba sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados con sus valores y de la documentación con sus fechas.

Esa documentación puede llevar fecha de caducidad, con revisión diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente: certificados de revisión oficial, contratos, seguros, autorizaciones. Lo mismo con los equipos de protección del personal.

El software registra y demuestra. Quien cumple la norma es el titular de la instalación.

El técnico, dentro y fuera

En muchos centros parte del mantenimiento lo hace personal propio y parte empresas externas —tratamiento de agua, climatización, ascensores—, a menudo una por especialidad.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes que les corresponden, con sus tiempos, su material y su firma, de modo que su trabajo queda en el mismo histórico. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, darlos de alta a todos no es una decisión económica.

El personal propio registra desde la app: checklist con valores, cronómetro en la orden, consumo de material del almacén —con lotes y caducidad en el producto químico—, fotos y firma. Funciona sin cobertura, que en una sala de máquinas o un sótano es lo normal.

Si gestionas varios centros

Es el caso de un patronato municipal, una cadena de clubes o una empresa que lleva instalaciones ajenas.

La gama se define por familia y se despliega sobre todos los centros; los informes se miran por instalación para ver cuáles concentran las desviaciones y cuánto cuesta mantener cada una; y si hay un cliente o un ayuntamiento detrás, su acceso propio le permite descargarse los partes y ver los próximos preventivos sin llamar.

La temporada, que condiciona el plan

Una instalación deportiva no trabaja igual todo el año, y eso debería notarse en la planificación.

Hay trabajo que solo se puede hacer cuando la instalación está cerrada o vacía —vaciado y puesta a punto de vasos, pavimentos, obra menor en vestuarios— y trabajo que hay que apretar justo cuando hay más afluencia. Planificar los dos con el mismo criterio es lo que produce el patrón conocido: media plantilla desbordada en septiembre y parada en junio.

El calendario con la carga a la vista y la planificación en diagrama permite repartirlo con antelación, y mover el trabajo arrastrándolo cuando la programación deportiva manda otra cosa. Si actualizar el plan cuesta más que ignorarlo, se ignora.

Por dónde empezar

Por la zona de agua y por los equipos con obligación normativa, con sus gamas y sus periodicidades. Es donde está el riesgo y donde antes se nota tener el registro ordenado. La sala y el resto del inventario entran después.

Si quieres verlo con tu instalación, puedes solicitar una demo o escribirnos.