GMAO para mantenedoras de equipos sanitarios

Una empresa que mantiene equipamiento sanitario —electromedicina, esterilización, imagen, laboratorio— trabaja en un escenario exigente: los activos no son suyos, están repartidos por centros de clientes distintos, tienen trazabilidad por número de serie y cualquier intervención puede tener que justificarse.

A eso se suma que el fallo no cuesta producción: cuesta asistencia, y eso comprime los plazos.

Los equipos son del cliente, y hay que saber cuáles

Lo primero que tiene que resolver el sistema: un parque de activos que pertenece a terceros y está distribuido.

En la gestión de activos cada equipo cuelga de su cliente y de su dirección, con su modelo, su número de serie, su fecha de instalación, su fin de garantía, su ubicación dentro del centro y su prioridad. Y con los campos propios que cada familia necesite, cada uno con su unidad.

El número de serie no es un dato administrativo aquí: es la clave de la trazabilidad. Todo el histórico —intervenciones, piezas sustituidas, verificaciones, incidencias— cuelga de esa unidad concreta, no del modelo.

Se agrupan por familia y modelo, que es lo que permite definir una vez el protocolo de un tipo de equipo y aplicarlo a las cincuenta unidades que tienes repartidas por distintos hospitales.

El contrato es el plan

El preventivo no lo decides tú: lo dice el contrato, y a menudo también el fabricante.

La gama de comprobaciones se asocia al equipo, a su modelo o a su familia, se define la periodicidad y el preventivo genera las órdenes de trabajo solo, con su técnico y su fecha, comprobando antes si el día es festivo y si esa persona está disponible.

Un mismo equipo admite varios periodos a la vez: la verificación trimestral es una cosa y la revisión anual con sustitución de componentes es otra.

Y cuando el desgaste va por uso —ciclos de un autoclave, horas de un equipo—, el activo puede llevar un contador con un límite y un porcentaje de aviso, de modo que la orden preventiva se genere automáticamente al superar el umbral.

Los plazos, que aquí se miden

Un equipo parado en un hospital tiene consecuencia asistencial, así que los tiempos de respuesta suelen estar comprometidos por contrato.

Las incidencias llevan su tipo y subtipo, su prioridad, el cliente, la dirección y el equipo afectado, y los estados pueden llevar asociado su tiempo máximo. Existe además una entidad de SLA con su nombre, su prioridad y su límite, y se registran los tiempos de la incidencia.

Eso permite que lo vencido aparezca en una lista antes de que el cliente reclame, y medir después por separado el tiempo de respuesta y el de resolución, que son las dos cifras que se auditan.

Los avisos pueden entrar desde el backend, desde el acceso del cliente con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema convierte en incidencias.

Verificaciones con valores

En electromedicina el parte no vale por lo que dice, vale por lo que mide.

Los checklists admiten campos con su tipo, su etiqueta y su valor mínimo y máximo, de modo que una lectura fuera de rango quede registrada como anomalía en el momento. Y en las órdenes preventivas la app no deja cerrar hasta que el checklist está cumplimentado.

Esos valores, acumulados por unidad, son lo que permite ver que un equipo se va desviando antes de que falle una verificación.

El técnico, en casa del cliente

Trabaja en salas técnicas, sótanos y búnkeres, donde la cobertura falla, y con el cliente delante.

La app guarda órdenes, activos y documentos en el propio dispositivo y encola las acciones hechas sin conexión; si una falla al sincronizar, queda marcada con su motivo. En la orden tiene el histórico de esa unidad concreta y su documentación, imputa el tiempo con cronómetro, consume material del almacén —incluida su furgoneta si la das de alta como almacén propio— y recoge la firma del responsable del servicio.

Ese parte firmado es lo que sostiene la factura y lo que se enseña cuando alguien discute si la visita se hizo.

Las piezas, con su trazabilidad

En este sector importa no solo qué se cambió, sino qué unidad concreta se puso.

Los artículos que lo necesitan se gestionan por lote, con su código, su fecha de fabricación y su fecha de caducidad, y el consumo se registra al cerrar la orden, de modo que queda unido a la intervención, al equipo y a la fecha.

La referencia original del artículo es además lo que permite localizar el equivalente cuando el repuesto del fabricante tiene plazo largo, que en equipamiento sanitario es habitual.

La documentación que se entrega

Certificados de verificación, informes de intervención, protocolos del fabricante, declaraciones y contratos.

El gestor documental los cuelga del equipo, del cliente, del proveedor o de la orden, decide quién los ve —cliente, técnico, proveedor— o si requieren validación, y les pone fecha de caducidad con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso. Los certificados llevan su número, su alcance, su emisor y su titular.

Dicho con precisión: el sistema registra y demuestra lo que se hizo. Quien responde ante la norma es la empresa y el titular del centro. Ningún software certifica nada.

Que el cliente lo vea

Buena parte de las llamadas que recibe una mantenedora no piden nada: preguntan cuándo va a ir alguien o piden el informe de la última visita.

Con su acceso propio, el responsable del servicio ve el estado de sus órdenes, descarga los partes de cada intervención y consulta los próximos preventivos de sus equipos, con lo que organiza el acceso a la sala sin que nadie tenga que llamarle. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, dar acceso a toda la cartera no cuesta más.

Qué mirar después

Los informes de plan anual ejecutado por contrato, tiempos de respuesta y resolución por prioridad, horas por cliente, y coste por equipo.

Y la desviación entre tiempo estimado y real, que es la que suele revelar qué tipo de contrato se está vendiendo por debajo de lo que cuesta.

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