Subcontratas: cómo integrarlas en el sistema

En casi todas las operaciones de mantenimiento hay una parte del trabajo que hace gente que no está en nómina. Y en casi todas, esa parte está fuera del sistema: llega como facturas y como partes en papel que alguien archiva.

El problema no es administrativo. Es que el histórico tiene agujeros justo donde están las intervenciones más caras, y que no hay forma de comprobar si se hace lo que se paga.

Lo que se pierde cuando trabajan fuera

El histórico del activo queda incompleto. Si la revisión anual la hace un externo y su parte no entra, la ficha de ese equipo tiene un hueco cada año.

No se puede comprobar el cumplimiento. Si el contrato dice cuatro visitas y se hacen tres, no hay forma de saberlo hasta que alguien lo reclame.

El coste real del activo está mal. Falta justo la parte que más cuesta.

La prueba no existe. Ante una inspección o un siniestro, el parte de la contrata está en el sistema de la contrata.

Cómo entran

Se dan de alta como proveedores y reciben las órdenes de trabajo que les corresponden. A partir de ahí registran lo mismo que la plantilla propia: tiempos, material consumido, checklist cumplimentado, fotos y firma.

Pueden tener además sus almacenes asociados, y se les puede definir un precio por artículo con su descuento pactado y su referencia, de modo que el porcentaje acordado se aplique solo al generar el pedido de compra.

Y un detalle que decide si esto ocurre o no: si el software se paga por usuario, dar de alta a todas las contratas es una decisión económica y normalmente no se toma. En GMAO CLOUD las licencias son ilimitadas en los tres planes.

Qué ven y qué no

Su alcance se configura: ven las órdenes que se les asignan y los documentos marcados como visibles para proveedor en el gestor documental.

Esa visibilidad por documento es lo que hace que funcione sin vigilancia. Se decide una vez por tipo de documento, en lugar de filtrar a mano cada vez que alguien pide algo.

Y cuando la relación termina, se retira el acceso y se conserva el usuario: la documentación sigue siendo tuya, él deja de verla, y el histórico conserva el autor de cada trabajo que hizo. Si se borrara la cuenta, todas sus órdenes perderían la referencia de quién las ejecutó.

Cuando la contrata también usa GMAO CLOUD

Aquí hay algo que casi ningún sistema tiene y que resuelve un problema muy concreto.

Lo habitual cuando las dos empresas tienen sistema es intercambiar ficheros: uno exporta, el otro importa, alguien concilia. Funciona hasta que falla, y cuando falla nadie sabe de qué lado se perdió el dato.

Existe un conector directo entre instalaciones, en los dos sentidos —de cliente a subcontratista y al revés—. El trabajo pasa de un sistema al otro sin fichero intermedio, y lo importante es que la orden conserva su trazabilidad al cruzar la frontera entre las dos empresas, en lugar de convertirse en una línea de albarán.

En facility management y en cadenas con contratas, donde la cadena suele tener tres eslabones —propietario, gestor y ejecutor—, es de las cosas que más trabajo administrativo quitan.

El material que pone la contrata

Un punto que suele quedar en tierra de nadie: cuando el proveedor aporta el repuesto, ese consumo no queda registrado en ningún sitio tuyo, y entonces el coste por activo está incompleto justo en las piezas más caras.

Se resuelve haciendo que el consumo se registre en la orden aunque el material sea suyo. El artículo existe en el catálogo con su coste, y queda unido a la intervención, al equipo y a la fecha.

Eso tiene dos efectos. El coste acumulado del activo pasa a ser real, que es lo que decide si se repara otra vez o se sustituye. Y aparece la trazabilidad de qué pieza concreta se montó, que en sectores con lotes y caducidades no es opcional.

Si el proveedor tiene almacén asociado y precio pactado por artículo, el circuito se cierra además por el lado económico.

Cómo comprobar que se cumple el contrato

Con dos informes, y los dos necesitan que las órdenes de la contrata estén dentro.

Plan anual ejecutado. Cuántas intervenciones estaban previstas y cuántas se hicieron, por centro y por proveedor. Es el que se lleva a la reunión de seguimiento.

Tiempos de respuesta y resolución. Si hay plazos comprometidos, los estados con su tiempo máximo y la entidad de SLA permiten medir por separado cuánto se tarda en responder y cuánto en resolver.

A eso se suman las horas por proveedor y el coste por equipo, que es lo que permite comparar contratas en igualdad de condiciones.

La objeción que van a poner

«Nosotros ya tenemos nuestro sistema.» Es razonable y conviene tener respuesta.

Lo que se les pide no es que abandonen el suyo: es que registren en el tuyo el trabajo que hacen para ti, que es información que de todos modos tienen que darte. Si además usan GMAO CLOUD, el conector lo hace automático.

Y hay un argumento que suele funcionar: el parte firmado en el sistema del cliente es su prueba también. Cuando hay discusión sobre si una visita se hizo, tener el registro con fecha, autor y firma les beneficia igual.

Dar de alta al proveedor no es dar acceso a todo

Una duda razonable que frena a mucha gente: si doy acceso a la contrata, ¿ve mis costes, mis tarifas, mis otros proveedores?

No. Su alcance se configura por perfil y ve las órdenes que se le asignan. Los documentos llevan su propia visibilidad, decidida por tipo. Y no tiene por qué ver ni el catálogo completo de activos ni lo que hacen otros.

Merece la pena plantearlo así cuando se propone, porque la resistencia suele venir de suponer que es todo o nada.

Por dónde empezar

Por una contrata y un tipo de trabajo, no por todas a la vez. Normalmente la que hace el mantenimiento obligatorio, porque es donde más falta hace el expediente completo: el mantenimiento legal se sostiene sobre el histórico de órdenes, los checklists y la documentación con sus fechas, y si esas órdenes están en otro sistema, el expediente está incompleto.

Cuando esa funcione, el resto entra con el mismo patrón.

Y una recomendación sobre cómo plantearlo: acuérdalo al renovar el contrato, no a mitad. Registrar en tu sistema deja de ser una petición y pasa a ser parte del servicio contratado, que es exactamente lo que es.

Si quieres ver cómo integrar a tus proveedores, puedes solicitar una demo o escribirnos.