Cómo organizar el mantenimiento de un edificio

El mantenimiento de un edificio se parece poco al industrial. No hay una línea que pare: hay personas usándolo, instalaciones que tienen que funcionar sin que nadie las note y un conjunto de obligaciones normativas que no decide el propietario.

Y hay una diferencia de fondo: casi todo lo ejecutan empresas externas, así que lo que gestiona el responsable no es tanto el trabajo como la coordinación y la prueba de que se hizo.

El inventario, por sistemas

Lo primero, y lo que casi nunca existe: una lista fiable de lo que hay que mantener.

Un edificio no se inventaría por objetos sueltos, se inventaría por sistemas: climatización, electricidad y respaldo, agua fría y caliente sanitaria, protección contra incendios, transporte vertical, control de accesos, envolvente y cubierta.

En la gestión de activos los equipos se agrupan por sistema, familia y modelo, y cuelgan de su dirección. Cada uno con su modelo, su número de serie, su fecha de instalación, su fin de garantía, su ubicación —planta y zona— y su prioridad.

Esa clasificación no es burocracia: es lo que permite definir una vez la gama de comprobación de un tipo de equipo y aplicarla a los treinta que hay, y lo que permite después responder por sistema cuando la propiedad pregunta.

Lo obligatorio, que es la mitad del plan

Buena parte del mantenimiento de un edificio no lo decide nadie: lo marca una norma. Instalaciones eléctricas de baja tensión, protección contra incendios, ascensores, salas de calderas, instalaciones térmicas, agua sanitaria.

Conviene saberlo antes de buscarlo en el menú: el mantenimiento legal no es un módulo de GMAO CLOUD. Se hace con el mecanismo general de mantenimiento preventivo: la gama que exige la norma asociada al activo, a su modelo o a su familia, con su periodicidad, y el sistema genera las órdenes de trabajo por su cuenta.

Un mismo activo admite varios periodos a la vez: la comprobación mensual es una cosa y la revisión anual con organismo de control es otra.

La prueba sale del histórico de órdenes, de los checklists cumplimentados con sus valores y de la documentación con sus fechas. El software registra y demuestra; quien responde ante la inspección es el titular.

Las contratas, que son la operación

Una por especialidad: clima, ascensores, incendios, electricidad, limpieza, jardinería. Si cada una guarda sus partes en su sistema, el responsable del edificio tiene facturas pero no expediente.

Los proveedores se dan de alta y reciben las órdenes que les corresponden, con sus tiempos, su material, su documentación y su firma, de modo que todo queda en el mismo histórico. Como las licencias son ilimitadas en los tres planes, darlos de alta a todos no es una decisión económica. Y hay un conector entre instalaciones de GMAO CLOUD, en los dos sentidos, para cuando la contrata también lo usa.

El informe de plan anual ejecutado contesta entonces la pregunta que justifica cada contrato: cuántas intervenciones estaban previstas y cuántas se hicieron.

Que el usuario del edificio avise

Quien detecta el problema es alguien que trabaja o vive allí, no mantenimiento.

Un aviso puede entrar desde el backend, desde un acceso propio con descripción y foto, o desde un buzón de correo que el sistema convierte en incidencias. Con su tipo, su prioridad, la zona y el equipo afectado, y con tiempo máximo por estado para que lo vencido se vea.

Si el edificio tiene varios usuarios —locales, departamentos, comunidades—, cada uno puede tener su acceso para seguir lo suyo sin llamar a la oficina.

Los vencimientos

Certificados de revisión oficial, contratos de mantenimiento, seguros, licencias, actas de inspección, proyectos y planos.

El gestor documental los cuelga del edificio, del activo, de la contrata o de la orden, decide quién los ve y les pone fecha de caducidad, con comprobación diaria de lo que está a punto de vencer y su aviso correspondiente. Los certificados llevan su número, su alcance, su emisor y su titular.

En un edificio, ese aviso es lo que evita el problema que no se arregla con dinero: una revisión obligatoria vencida que se descubre en una inspección.

Las ventanas de intervención

Con gente dentro, buena parte del trabajo va fuera de horario o en zonas acotadas. Por eso importa ver la carga en el calendario y poder mover el trabajo arrastrándolo cuando el uso del edificio manda otra cosa.

Y que el sistema compruebe festivos y disponibilidad antes de generar la orden, para no programar una revisión un día en que nadie puede dar acceso.

El técnico y el material

En la app el técnico tiene sus órdenes, el histórico del equipo, su documentación y las anomalías abiertas; imputa el tiempo con cronómetro, consume material del almacén y recoge la firma. Funciona sin cobertura, que en salas técnicas, cubiertas y sótanos es lo normal.

El código QR en cada equipo resuelve un problema muy de edificios: identificar cuál de las cinco climatizadoras iguales es esta.

Qué se le enseña a la propiedad

Los informes por sistema y por edificio: plan ejecutado, coste por equipo y por sistema, horas por contrata, tiempos de respuesta y resolución, anomalías detectadas.

Con eso la reunión con la propiedad deja de ser una conversación de percepciones y pasa a ser una revisión de datos. Y aparece el argumento para renovar equipos: un sistema con coste acumulado alto y averías crecientes se sustituye con números delante.

El inventario que no existe y cómo levantarlo

La objeción más común al plantear todo esto: nadie tiene la lista de lo que hay en el edificio, y levantarla parece un proyecto.

Lo es menos de lo que parece si se hace en el orden correcto. No se empieza recorriendo el edificio anotando todo: se empieza por los contratos de mantenimiento vigentes, que ya describen buena parte de los sistemas y de sus equipos, y por las actas de inspección, que dicen qué está sujeto a norma.

Con eso se cubre lo crítico en unos días. Lo demás se incorpora según aparece: la primera vez que alguien abre una orden sobre un equipo que no está dado de alta, se da de alta en ese momento, con su foto y su QR.

Al cabo de unos meses el inventario está hecho y —esto es lo importante— está hecho de lo que de verdad se usa, en lugar de ser una lista exhaustiva de elementos que nadie volverá a mirar.

Por dónde empezar

Por los sistemas con obligación normativa, con sus gamas, sus periodicidades y sus contratas dadas de alta, y por las fechas que vencen. El resto del inventario entra después.

Si gestionas una cartera, hay más en GMAO para facility management. Y si quieres verlo con tu edificio, puedes solicitar una demo.