Guía: qué resuelve un GMAO, por problema

Hemos escrito bastante sobre qué resuelve un sistema de mantenimiento, y el material está repartido. Esta es la guía que lo ordena por problema, para que puedas ir directamente a lo que te afecta.

Si no sabes por cuál empezar, el test de doce preguntas lo señala en cinco minutos.

Problemas del día a día

Los que se notan esta semana: avisos que se pierden, trabajo sin dueño, visitas que hay que repetir, material que no aparece, horas apuntadas de memoria.

Están desarrollados en problemas que resuelve un GMAO, 1ª parte, con doce situaciones concretas y qué resuelve cada una.

Problemas de fondo

Los que tardan en doler y cuestan más: no saber lo que cuesta cada equipo, no saber qué contrato es rentable, el conocimiento que vive en dos personas, no poder demostrar lo que se hizo.

En la 2ª parte y, con más detalle sobre el conjunto, en las carencias que resuelve un GMAO.

Si el problema es que el plan no se cumple

Revisiones que se pasan sin que nadie lo note, preventivo que cede siempre ante la urgencia.

Empieza por cómo montar un plan preventivo, sigue por los tres tipos de preventivo —por tiempo, por contador y por condición— y mira cómo se ejecuta uno, que es donde se pierde la mitad del valor.

Si el problema es el coste

No saber cuánto cuesta mantener un equipo, ni si un contrato gana dinero.

Control de costes en mantenimiento explica cómo se construye la cifra, y gestión de repuestos la parte de material, que es donde más se escapa sin que nadie lo vea.

Si el problema es el papel

Documentación que no aparece, certificados que caducan sin que nadie lo note.

Digitalizar la documentación y la gestión documental en un GMAO.

Si el problema es demostrar

Inspecciones, reclamaciones, auditorías de cliente.

Mantenimiento legal: cómo se demuestra y documentar los trabajos, que explica qué constituye un registro válido.

Si el problema es el equipo

Que nadie usa el sistema, que los datos no son fieles.

El factor humano en la implantación es el que más importa de toda la lista, porque sin eso lo demás no ocurre.

Si el problema es el tiempo

Que no dan las horas.

El tiempo del técnico es el recurso escaso y planificar la semana.

Si lo que buscas es elegir

Cómo elegir el mejor GMAO para los criterios, buscas un programa GMAO para el proceso, y ¿necesitas un GMAO? para saber si es el momento.

Si además hay un ERP de por medio, integrar un GMAO en el ERP.

Si lo que buscas es tu sector

Hay artículos específicos de industria, retail, hostelería, sanidad, edificios, flotas y mantenimiento a terceros, entre otros. Están todos en el blog, con su filtro por etiquetas.

Los conceptos que se repiten en todos

Hay media docena de ideas que aparecen una y otra vez, y entenderlas ahorra leer bastante.

La cascada. Casi todo se configura por familia de equipos y no equipo por equipo: la gama de comprobación se busca en el activo, después en su modelo, después en su subfamilia y después en su familia. Con doscientos equipos iguales, es la diferencia entre una tarde y varias semanas.

Valores, no casillas. Un checklist que registra números convierte una ronda en una serie temporal, y con una serie se ve una tendencia. Un checklist de cruces solo acredita que alguien pasó por allí.

El registro en campo. Si el trabajo se apunta al final del día, los datos existen pero no son fieles: las horas salen a la baja y los valores redondeados. De ahí que el modo sin conexión no sea una comodidad sino un requisito.

Cerrar el círculo. Lo que se detecta tiene que convertirse en trabajo o en una decisión explícita de no hacer nada. Si se registra y no pasa nada, deja de registrarse.

El coste por activo. Es la cifra que decide inversiones y la que no se puede reconstruir hacia atrás.

Registrar y demostrar, no certificar. Ningún software garantiza el cumplimiento de una norma. Lo que hace es dejar la prueba de lo que se hizo.

Los cuatro artículos que leería primero

Si no quieres recorrer la guía entera, estos cuatro cubren el 80 % de lo que hace falta saber antes de decidir nada.

El test de doce preguntas, para saber si tu caso lo pide y cuáles son tus huecos concretos.

Cómo elegir el mejor GMAO, porque los criterios que de verdad separan unos sistemas de otros no están en ninguna ficha de producto: cómo se paga cuando el equipo crece, si el técnico va a usar la app, qué pasa con las versiones antiguas y cómo sacas tus datos.

El factor humano, que es lo que más determina si el proyecto funciona y lo que menos se mira al comparar.

Las primeras cuatro semanas, para no cometer el error más común: empezar por el inventario completo y agotar al equipo antes de ver un resultado.

Cómo está organizado el resto

Los artículos siguen tres formatos. Los de problema, que parten de una situación concreta. Los de funcionalidad, que explican cómo funciona una pieza del sistema —órdenes, activos, almacén, informes—. Y los de sector, que cuentan qué cambia en cada tipo de instalación.

En el blog están todos, con buscador y filtro por etiquetas.

Lo que ningún artículo va a resolver

Conviene cerrar con esto. Un sistema no arregla un proceso que no existe: si hoy nadie decide quién atiende qué ni con qué prioridad, registrará el mismo desorden con más precisión.

Tampoco pone el criterio técnico —cada cuánto revisar lo marca el fabricante, la norma o la experiencia— ni garantiza el cumplimiento de ninguna normativa.

Por dónde empezar si no vas a leer nada más

Dos cosas, y ninguna depende de elegir herramienta.

Escribe la lista de tus activos críticos: los que paran la producción o el servicio si fallan, y los que tienen obligación normativa detrás. Suelen ser menos de cincuenta.

Y para cada uno, qué se le hace y cada cuánto. Aunque hoy solo esté en la cabeza de alguien.

Ese es el trabajo que más tarda en cualquier implantación, vale igual con cualquier sistema, y si al terminarlo descubres que lo tenías todo controlado, también habrás aprendido algo.

Si prefieres saltarte la lectura y verlo sobre tus propios equipos, puedes solicitar una demo.